At foretage masseudsendelser er hverken svært eller kompliceret, så du må ikke blive afskrækket af længden på vores guide.
I Lime CRM er der to måder at lave masseudsendelser på. Begge måder kan vælges ved enten at klikke på fanen Personer eller på det øverste bånd under Værktøj > Udsend via
- Udsendelsesguiden - Anvendes hvis man vil oprette en historik note samtidig med at oprette sin e-mail, eller hvis man vil benytte flere måder at sende sin besked.
- E-mail (Outlook) - Anvendes hvis du vil oprette en e-mail uden at oprette en historik note.
1) Udsendelsesguiden - send e-mails og log historik
- Gå til personfanen og find de personer du vil sende en besked til. Dette kan du gøre på flere måder:
- Ved hjælp af et filter. Du kan enten vælge et eksisterende eller skabe et nyt.
- Kolonne filtrering. Tryk øverst på den relevante kolonne og vælg hvilket kriterium, der passer til dit ønskede udvalg.
- Hurtigsøgning (Quick search). Ligger som en drop down mulighed under filtre. Når dette er valgt søger du bredt i alle kolonner.
- Vælg de personer du vil e-maile, højreklik og vælg Udsend via > Udsendelsesguiden (Send by og Merge Wizard på engelsk)
- Du kan vælge hvilken udsendelsesmetode, som skal anvendes, e-mail eller brev. Vælg e-mail som metode og kryds af, at du vil logge historik på hver person. Vi anbefaler at begge checkbokse er afkrydsede.
- Klik næste. Adressefeltet bestemmer hvilket felt e-mailen skal findes i. Normalt behøves man ikke at ændre i dette, med mindre man har to forskellige e-mail adresser, som man vil sende en kopi til.
- Under meddelelse klik Opret ny. Efterfølgende kan du enten vælge en eksisterende skabelon fra Lime i en drop down menu eller åbne Outlook ved at trykke ny. Hvis din skabelon/signatur ligger i Outlook, men ikke i Lime, kan du tilføje den, når du har åbnet Outlook vinduet.
- Indsæt tekst, billeder og evt. vedhæftede filer, så meddelelsen ser ud som du ønsker. Hvis du vil benytte værdier eller data fra Lime felter, kan du gøre dette ved at bruge af kontrolkoder. Eksempelvis kan modtagerens navn automatisk ændres, hvis skabelonen indeholder denne kontrolkode.
- Ønsker du at benytte skabeloner med kontrolkoder, kan du oprette skabeloner gennem Værktøjer - Skabeloncentralen / Tools - Template manager. Efterfølgende bruger du Add-ins fanen i Outlook til at tilføje kontrolkoderne til skabelonen.
- Hvis du er færdig med e-mailen skal du klikke send. Ingen besked vil dukke op når du trykker send. Beskeden er nu gemt indtil fuldførelse af udsendelsesguiden.
- Klik Næste for at få et overblik over hvad du skal til at sende.
- Klik Næste for at sende e-mailen og få en liste med resultatet.
2) Masseudsendelse ved E-mail (Outlook)
- Gå til personfanen og find de personer du vil sende en besked til. Dette kan du gøre på flere måder:
- Ved hjælp af et filter. Du kan enten vælge et eksisterende eller skabe et nyt.
- Kolonne filtrering. Tryk øverst på den relevante kolonne og vælg hvilket kriterium, der passer til dit ønskede udvalg.
- Hurtigsøgning (Quick search). Ligger som en drop down mulighed under filtre. Når dette er valgt søger du bredt i alle kolonner.
- Vælg de personer du vil e-maile, højreklik og vælg Udsend via > E-mail (Outlook)
- Du skal nu vælge hvilket felt, der indeholder e-mail adressen.
- Under meddelelse klik Opret ny. Efterfølgende kan du enten vælge en eksisterende skabelon fra Lime i en drop down menu eller åbne Outlook ved at trykke ny. Hvis din skabelon/signatur ligger i Outlook, men ikke i Lime, kan du tilføje den, når du har åbnet Outlook vinduet.
- Indsæt tekst, billeder og evt. vedhæftede filer, så meddelelsen ser ud som du ønsker. Hvis du vil benytte værdier eller data fra Lime felter, kan du gøre dette ved at bruge af kontrolkoder. Eksempelvis kan modtagerens navn automatisk ændres, hvis skabelonen indeholder denne kontrolkode.
- Ønsker du at benytte skabeloner med kontrolkoder, kan du oprette skabeloner gennem Værktøjer - Skabeloncentralen / Tools - Template manager. Efterfølgende bruger du Add-ins fanen i Outlook til at tilføje kontrolkoderne til skabelonen.
- Klik send i Outlook. Meddelelsen vil ikke blive sendt endnu. Beskeden bliver gemt og vil blive sendt, efter step 8.
- Klik næste for at få en oversigt over det, du vil sende.
- Klik Næste for at sende e-mailen og få en liste med resultater.
Fejl besked?
Hvis du får en "Der er ingen modtagere at sende til" eller "Failed to send to 2 persons", så er det fordi Lime ikke kan finde e-mail adresserne og at de felter højst sandsynligt er tomme.
Tip 1: Lav en test e-mail til en ekstern adresse, for eksempel din private e-mail, for at se, hvordan den kommer til at se ud.
Tip 2: Foretag masseudsendelser når du forventer, at dine kollegaer ikke har alt for travlt, da Outlooks ydeevne kan blive påvirket af dine masseudsendelser. Du kan selvfølgelig undersøge dette, ved at afprøve et par til at starte med.
Tip 3: Vi ønsker selvfølgelig at du overholder eksisterende lovgivning, så for at undgå at overtræde markedsføringsloven, bør du bruge et decideret masse e-mail system, hvis du f.eks. ønsker at udsende nyhedsbreve, hvor der er krav om en unsubscribe / afmeld mig knap. Med et e-mail marketing værktøj undgår du desuden, at din e-mail bliver blacklistet som en spam adresse.
Er du interesseret i at vide mere om e-mail marketing, anbefaler vi, at du tager en snak med Apsis. De har både har styr på design, opsætning og ROI på nyhedsbreve, så du kan få mest mulig værdi ud af dine marketing anstrengelser. Læs mere på deres hjemmeside Apsis.dk
Checkbokse
Send til filter
Du kan vælge at sende til alle, der indgår i et specifikt filter direkte fra udsendelsesguiden. Det kan eksempelvis være relevant, hvis du har oprettet et filter, der viser alle dine kunder, og du vil sende dem en julehilsen.
Send e-mails én ad gangen
Kryds dette felt af hvis du vil have at hver e-mail skal sendes en ad gangen til hver modtager. Vi anbefaler dette, da det vil mindske sandsynligheden for, at meddelelserne bliver betragtet som spam.
Tillad at kontakte modtagere på mere end en måde
Hvis denne checkboks er afkrydset, vil en besked blive sendt to gange, hvis der er to personer med samme e-mail adresse. For at undgå dette, sørg for at feltet ikke er afkrydset.
Gem kun den første meddelelse i Outlook-mappen Sendt post
Kun den første besked som sendes, vil blive gemt i Outlook. Dette forhindrer at din udgående e-mails mappe bliver fyldt med adskillige kopier af den samme e-mail. Historikken omkring udsendelse kan du i stedet lagre som en marketing aktivitet, eller under den enkelte person ved at bruge notefunktionen i udsendelsesguiden.
0 Kommentarer