For at importere data til Lime CRM kræves der tid og opmærksomhed. Det er ikke svært, men hvis det gøres forkert, kan det have uhensigtsmæssige konsekvenser for jeres data. Det er derfor vigtigt at være forsigtig og arbejde systematisk. Hvis I har behov for hjælp med jeres import, kan I ringe til os på +45 89887080 for at få et prisestimat og booke en konsulent.
Her kan du finde instruktions filmen, hvor vores konsulent Daniel vise hvordan man bruge import tool i Lime CRM
Import til Lime CRM
- Man skal være superbruger eller administrator for at benytte importværktøjet.
- Hvis I benytter Lime CRM, v. 10.12 eller nyere, findes der også et text importværktøj. I ældre udgaver er dette en separat add-on.
- Importfilen må ikke overstige 10 MB
Husk følgende inden i går i gang:
Import nøgle – Hvilken nøgle skal benyttes? Nøglen kunne være et kundeID eller lignende, som er unikt for en virksomhed. Hvis denne vælges korrekt, minimeres risikoen for dubletter. Det skal dog siges, at hvis I skal importere virksomheder, som I ved ikke eksisterer i jeres database, så er dette ikke så vigtigt. En nøgle kunne også være en kombination af to felter: for eksempel et virksomhedsnavn kombineret med et postnummer.
Tid – Sørg for at I har nok tid til at lave importen samt være opmærksomme undervejs. Ofte skal man gennemse filen, for at finde ud af om nogle kolonner skal opdeles eller samles. Det sker også, at der skal fjernes mystiske tegn som \ eller /.
For at opsummere: Anvend en importnøgle, hav styr på jeres datafil og påbegynd ikke en import kl. 15:45 på en fredag. Det kan vi ihvertfald ikke anbefale. :-)
Test import – Vi anbefaler, at I forsøger at importere en enkelt linje, inden I laver den fulde import. Bliver linjen gemt korrekt? I så fald kan I roligt fortsætte. Jeres feltmapping vil ikke blive gemt, men hvis I vil have hjælp, til at huske hvad I har gjort, kan I tage et screenshot af importguiden, inden I påbegynder testimporten.
Importformat – Importværktøjet kan importere tekstfiler (.txt) og anvende følgende separatorer:
- Comma (,)
- Semikolon (;)
- Tab
Import felttyper – I kan importere:
- Heltal
- Kategorier
- Relationer
- Decimaler
- Ja/Nej
- Tid (Dato inkluderet, men skal have formatet D-M-Y)
- Tekst
- Formateret tekst
- Link
I kan ikke importere det som vi i LISA kalder ”Set fields”.
Importværktøjet importerer en tabel ad gangen. Hvis du vil importere både virksomheder og personer skal importen foretages to gange. Se følgende eksempel:
At strukturere en Excelliste
Hvis importfilen skal importeres fra et andet format end .xls foreslår vi at du åbner og redigerer filen i Excel. Dette er et eksempel på hvordan det kan struktureres så det virker:
I listen angives kolonnetitler og du angiver data for hver række. Vi anbefaler brugen af en importnøgle.
Når filen er struktureret korrekt, gemmes den enten som en tab separeret .txt (anbefalet) eller komma separeret .csv. Læg filen et sted, det er nemt tilgængeligt.
Tid til import
Vælg fra menuen: File > Import og start derefter standard importen. Det hænder at man får en sikkerhedsadvarsel om certifikater. Vælg ”Yes” for at fortsætte.
Klik på Browse file og vælg den tab separerede tekstfil som du gemte.
Importmodulet har fire trin. Du kan ikke gennemse, så hvis du laver en fejl, skal du starte forfra.
Importer en virksomhed
- Vælg en destination i Lime: Når du har valgt destinationen for filen, skal du angive separatoren samt den tabel, der er destinationen. For eksempel Tab og Virksomhed.
- Map Felter: Næste trin, Du kan se alle de kolonner, der er i din importfil. Du skal angive hvilke felter, de skal knyttes til i Lime CRM. Du kan også indikere hvilket felt, der er importnøglen, indikeret med grøn. Som nævnt skal nøglen være unik for at undgå dubletter.
- Summering – Når alle felter fra importdokumentet er knyttet til et felt i Lime CRM, er det tid til næste trin. Vi skal enten angive om vi vil importere ny information, eller om vi vil importere til eksisterende forekomster i vores database. Husk! Hvis du vælger den anden mulighed, at opdatere eksisterende data, men et felt i importfilen er tomt, så vil den ikke overskrive det eksisterende data i det felt.
- Import – Klik på import for at færdiggøre.
Klik ”Go to import page” for at se importens status.
Importen til databasen tages delvist, hvilket vil sige, at programmets ydelse ikke påvirkes for en kollega, selvom du kører en import. Det betyder til gengæld at importen godt kan tage lidt tid, og vil derfor have status ”running” i noget tid. Når importen er overstået, vil den ændre status til ”Complete”. Hvis der er noget galt med importfilen, vil statussen ”done with errors” blive vist. Klik til højre for at se hvilke rækker, fejlen relaterer til.
Klik F5 (opdater) i en hovedliste for at se resultatet af importen i jeres Lime CRM database.
Importer personer
Den samme importfil kan benyttes igen til at importere personer. Hvis gjort som anvist, vil der på nuværende tidspunkt kun være importeret virksomheder. Gør nu det samme igen, men denne gang vælg Person som destination for din import.
Gør det samme som før: Link kolonner til felter i Lime. Hvis der ikke er en unik nøgle, vil email ofte være den bedste løsning. For at matche personer med en virksomhed vælges der virksomhed, hvorefter man matcher med virksomhedsnavn.
Nu er der blevet importeret til to forskellige objekter. Tjek resultatet i Lime CRM ved at opdatere med F5. Det nyligt tilføjede data findes nemmest ved at benytte et udvalg, som viser alt, der er blevet oprettet/ændret inden for den seneste time.
- Godt klaret! Glem nu ikke at fejre det!
0 Kommentarer