Miten tuon tiedostoja Lime Easyyn?

Tuonnin edellytykset

Tuontitiedoston täytyy olla tab delimited sarkainerottelu-muodossa (tekstitiedosto, *.txt). Helpointa on luoda Excel-tiedosto ja tämän jälkeen tallentaa tiedosto tekstitiedostona.

Esimerkki siitä miltä tiedoston tulee näyttää:

Sarakenimet: Pisteen vasemmanpuoleinen teksti näyttää mihin korttiin informaation tulee mennä (Yritys, Henkilö tai Projekti) kun taas oikeanpuoleinen teksti tarkentaa mihin kenttään informaatio menee. Esimerkiksi Yritys.Nimi tulee menemään Nimi-kenttään Yritys-kortille kun taas Henkilö.Sähköposti tulee menemään Sähköposti-kenttään Henkilö-kortille.

Avain tuonnissa

Jos mitään muuta ei ilmoiteta niin avaimet ovat oletuksen mukaisesti Yritys.Nimi  ja Yritys.Lisätieto. Lime yhdistää siis tiedot näiden kenttien kautta duplikaattien välttämiseksi. Esimerkkinä jos päivität tietoja yritykseen Lundalogik Oy, Helsinki tulee näiden tietojen olla oikeinkirjoitettuina tuontitiedostossa. Jos tuodaan henkilöitä niin avain on pelkästään Henkilö.Nimi ja sama pätee projekteihin, Projekti.Nimi

Kirjoittamalla * merkin sarakenimen eteen voi jokin toinen kenttä olla avain, esimerkiksi asiakasnumero voi olla uniikki ja tämän takia hyvä avain tuonnissa.

Tuo useita henkilöita saman yrityksen alle

Yhden yrityksen alla voi olla useita henkilöitä sekä projekteja. Ylläolevassa esimerkissä Nils Olsson, Joakim Hermansson sekä Anna Ewing kuuluvat kaikki yritykseen Lundalogik AB (Göteborg). Jotta Lime ymmärtää mihin yritykseen henkilöt kuuluvat täytyy yritys olla mukana jokaisella rivillä, toisin sanoen Yritys.Nimi ja Henkilö.Nimi/Projekti Nimi pitää olla samalla rivillä (kuten esimerkissä).

Jokaisen henkilön/projektin pitää siis olla uudella rivillä.

Määräluetteloiden sekä valintaruutujen tuonti

 Määräluetteloiden tuonnissa eri vaihtoehdot pitää tuoda sisään kukin uudella rivillä. Alla olevassa esimerkissä Anna Ewingin lahjoihin kuuluu sekä Kukkakimppu että Viinipullo, molemmat vaihtoehdot pitää olla eriteltyinä omilla riveillä.

Valintaruutujen tuonnissa kirjoitetaan ”Kyllä” tai ”Ei” rastin sijaan.

Päiväkirjamerkintöjen tuonti

 Päiväkirjamerkintöjen tuominen on mahdollista. Kirjoita Yritys.päiväkirja tuontitiedoston otsikkoon. Muutama asia tulee ottaa huomioon, ennen kuin tuonti voidaan tehdä.

1. Jos mahdollista, yritä formatoida päiväkirjamerkinnät oikein, niin että Lime Easy pystyy tulkitsemaan sisältöä oikein. Muuten tiedot jäävät koko päiväkirjatiedoton yläriville yhtenäiseksi tekstiksi, jota kukaan ei kykene hyödyntämään. Oikeanlainen muotoilu on esimerkiksi:
   2011-05-26 10:58 HVA:Myyntipuhelu:Heidi Valleala:Toi tietoa asiakastutkimuksesta
2. Tuotavissa päiväkirjamerkinnöissä ei saa olla välilyöntejä tai rivinvaihtomerkintöjä. Välilyönti tulkitaan uudeksi kentäksi tuonnin yhteydessä. Rivinvaihtomerkintä tulkitaan tuonnin yhteydessä uudeksi riviksi (eli kuin uusi yritys seuraavalla rivillä).

Tuonnin suorittaminen

1. Ennen kuin aloitat tuonnin, tulee sinun ottaa varmuuskopio tietokannasta. Tuontia ei voi peruuttaa. Ohjeet varmuuskopioinnin tekemiseen löytyvät täältä
2. Kun Excel-tiedosto on valmis valitse Excelin valikon kautta ”File” (Tiedosto) ja ”Save as” (Tallenna nimellä).
3. Valitse tiedostoformaatti ”Text” (*.txt).
4. Tallenna tekstitiedosto haluamaasi paikkaan, esimerkiksi työpöydälle. Klikkaa ”Save” (Tallenna) ja ”OK”.
5. Avaa Lime Easy, valitse ylhäältä ”Tiedosto” ja ”Tuo”. Valitse juuri tallentamasi tiedosto. Seuraa ohjeita. Valmis. Jos jotain menee vikaan, on helpointa palauttaa varmuuskopioitu tietokanta ja yrittää uudelleen.