En import ska inte skapa upp dubbletter. Undivk detta genom att använda unika nycklar.
Vad är unika nycklar?
Det fält som anges som nyckelfält. Informationen som finns i detta fält blir en unik nyckel. Denna nyckel används för att känna igen och uppdatera befintliga företag, personer, projekt. Nyckelfältens information behöver var unik.
För företag:
Företagsnamnet + Tillägg bildar tillsammans en unik nyckel. Innehåller importfilen samma företagsnamn och tillägg kommer företagskortet uppdateras med informationen som importeras.
För person:
Företagsnamnet+Tillägg+Personnamnet är tillsammans en unik nyckel. Man får inte ha två personer med samma namn under samma företag. Däremot kan man ha flera personer med samma namn på olika företag.
För projekt:
Projektnamnet är nyckeln.
Hur anger jag en egen unik nyckel?
Det går att frångå standard (som ovan). Men det fungerar enbart för företag. Vill man att importen ska uppdatera företagsnamnet eller tillägget kan man välja ett annat fält som nyckelfält. Det gör man i importfilen genom att skriva en asterisk i kolumnnamnet på fältet man vill använda som nyckel. Exempel: *Företag.Kundnummer
I exemplet ovan kommer importen matcha innehållet med kundnumret istället för företagsnamnet+tillägget. Heter företaget med kundnummer 1337 tex "Stockholmslogik" i Lime Easy kommer importen döpa om det till Lundalogik AB efter importen med filen ovan eftersom det är Kundnummer som anges som nyckel.
Det är inte möjligt att använda unika nycklar för projekt eller personer.
OBS att nyckel-fältet i Lime Easy måste ha ett unikt värde. Ett vanligt problem är att företag saknar ett kundnummer, eller att företaget har två kontor och man har angett kundnumret på båda företagen.
Radera viss information med importfunktionen som ett hjälpverktyg
En import kan inte tömma information. Skulle man importera ett tomt värde kommer det ignoreras. Vill man tömma ett fält eller kanske radera hela företaget med hjälp av en import behöver man göra det i två steg.
1. Istället för ett tomt värde kan ni importera texten ”SKA RADERAS”.
2. Sök därefter ut alla företag med värdet ”SKA RADERAS” i aktuell kolumn och ta bort dem direkt i Lime Easy.
Gäller det ett fält kan man radera innehållet med en massuppdatering via specialmenyn -> Lägg in uppgifter i fältet…
Hur får man ut en lista på vilka företag som påverkats eller skapats av en import?
I Lime Easy, gå upp i R edigeramenyn -> Alternativ -> Fliken huvudlistorna. Välj sedan att visa ”Senast ändrad” och ”Skapad”. Nu ser du direkt i huvudlistan när företagen senast ändrades. Det fungerar bara för företag och projekt, men inte för personer.
Förberedelser och rutiner inför en större import
1. Meddela användarna att de ska stänga ner Lime Easy. En riktigt stor import brukar aldrig ta mer än 10 minuter, men det beror helt på nätverkshastigheten, antalet företag i databasen och hur mycket man valt att importera.
2. Kontrollera att alla loggat ut. Det kan man göra med medarbetarknappen uppe till vänster eller Visa-menyn -> Medarbetare
3. Ta en kopia av databasen
4. Kontrollera hur många företag, projekt och personer som finns i Lime Easy.
5. Gör importen
6. Kolla hur många företag, projekt och personer som skapats. Om du förväntade dig att importen skulle uppdatera 1000 företag, men istället fick du 1000 nya företag, då har något gått fel.
7. Har något gått fel stänger du av Lime Easy och läser tillbaka backupen du precis tog.
8. Går allt rätt kan du meddela användarna att de kan logga in igen.
Hur importerar jag historik?
1. Om möjligt, försök formatera historiken korrekt så Lime Easy kan tolka innehållet korrekt. Annars hamnar historiken högst upp som en klump med text och kan inte användas vid framtida rapporter/uppföljningar. Korrekt formatering är t.ex.
2011-05-26 10:58 FTG: Prospektanalys: Freddie Gustafsson: Importerad data från kundanalyseringsföretaget
2. Det får inte finnas tabbtecken eller radbrytningstecken i historiken som importeras.
Ett tabbtecken tolkar importen som att det är ett nytt fält som ska importeras.
En radbrytning tolkar importen som att det är en ny rad (nytt företag) som ska importeras.
Importera till ett mängdfält (Flervalsfält)
I Lime Easy presenteras värdet i ett mängdfält med ett kommatecken mellan varje alternativ. T.ex. ett mängdfält som heter intresse har kanske värdet Golf, Skidåkning, Matlagning. Det går inte att importera värdet på samma sätt. Importen kommer tolka det som ett och samma värde.
När man importerar till ett mängdfält får det bara finnas ett värde i varje cell. Det finns två sätt att lösa detta på:
1. Importera samma företag på flera rader där mängdfältet skiljer sig.
- Importera mängdfältet i olika kolumner. T.ex. kan Person.Intresse förekomma flera gånger i en importfil utan problem.
Importera flera personer till samma företag
Det viktiga är att företagsnamnet + tillägget finns på samma rad som personen för att Lime Easy ska veta vilket företag personen tillhör. Man måste ha en ny rad för varje person. Det går inte att lägga personerna efter varandra. Exempel:
Lundalogik [Lund] har tre personer i importen. Det är bara nödvändigt att importera företagsuppgifterna en gång. Att det saknas företagsuppgifter för rad 3 och 4 har ingen betydelse. Informationen kommer in i rad 2.
Makinmagi [Luleå] har också tre personer. Där finns företagsinformation på samtliga 3 företag. Det betyder att Lime Easy kommer uppdatera samma företag tre gånger, men eftersom värdet är samma har det ingen betydelse för företagskortet. Det kommer att fungera bra.
Importera ett värde som inte finns i en alternativlista eller mängdfält
Tänk dig att du har en alternativlista på företagskortet som heter Kundkategori. I alternativlistan har du tre alternativ. A, B och C
Om du försöker importera värdet D kommer Lime Easy automatiskt skapa upp ett nytt alternativ som heter D. Oftast vill man det, men det kan vara bra att känna till innan man gör en större import där man inte har full koll på innehållet som ska importeras.
Importera långa textmassor
Maxlängden för ett fält i Lime Easy är 255 tecken. Försöker man importera text som är längre kommer texten att klippas. Det man får göra är ett gå igenom importfilen och försöka korta ner långa textstycken. Det handlar oftast om noteringsfält där man skriver fritext. T.ex. får man sällan plats med kundens affärsidé i ett textfält i Lime Easy.
Problem med radbrytningstecken och tabulatorstecken
Det är svårt att se tabulatorstecken (tabbar) eller radbrytningar i Excel och ibland fungerar en import. Problemet är att importfunktionen använder dessa som formateringstecken.
Tabb = Talar om för importen att den ska gå vidare till nästa kolumn.
Radbrytning = Talar om för importen att raden är färdig och ny rad ska importeras.
Oftast får man felmeddelande av Lime Easy att fattas kolumner och importen avbryts. Tyvärr kan det inträffa att Lime Easy fortsätter importera, och då informationen i fel celler. Se exempel nedan:
Här finns en radbrytning i cell C13. Importen kommer läsa in 11111 som ett telefonnummer, därefter upptäcker den en radbrytning, och tror därför att 22222 är ett nytt företag. Resultatet blir att man får ett nytt företag i Lime Easy som heter 22222. Personen Albertus Sibirius som kommer senare på samma rad kommer att importeras som en adress på företaget och det ser väldigt konstigt ut.
För att hitta radbrytningstecken finns det ett bra tips. Det är att man först markerar alla cellerna i Excel genom att klicka på knappen högst upp till höger. Därefter dubbelklickar man på raden mellan 1:an och 2:an för att autojustera höjden för cellerna. När man gör det kan man se vilka rader som innehåller radbrytningar.
I skärmbilden ovan ser man att det är något konstigt med rad 13. Är det fåtal radbrytningar kan man ta bort dem manuellt genom att redigera cell C13 och radera radbrytningstecknet i det här fallet.
Finns det många radbrytningar i filen kan man använda sig av Sök och ersättfunktionen som finns i Excel.
1. Tryck CTRL+H för att öppna Sök och ersättfönstret.
2. I fältet ”sök efter” håller du ner ALT-tangenten och skriver 010 på det numeriska tangentbordet. Det infogar ett radbrytningstecken. Du kan inte se om du lyckas eller. Du får anta att det blev rätt.
3. I fältet ”Ersätt med” skriver du in ett blanksteg
4. Klicka på ”Ersätt alla”. Du får nu upp ett fönster som visar hur många celler som blev påverkade.
Nu är dina radbrytningstecken ersatta med harmlösa blankstegstecken.
Vilka koder som finns att välja på när man håller ner ALT-tangenten finns här:
http://www.asciitable.com/
ALT+010 = Radbrytning (backspace)
Alt+011 = Tabulatortecken
Alt+012 = Ny rad (en annan form av radbrytning)
Alt+013 = Vertikal tabulator (Också en form av radbrytning)
I nästan alla kända fall är det ALT+010 som orsakat problem.
Felmeddelande att kolumn nummer x i importfilen är tom
Felet uppstår när det saknas information i en kolumn att importera. Kolumnen kanske ser tom ut i Excel, men innehåller egentligen ett blanksteg eller något du inte tydligt kan se i Excel. Det löser du enklast genom att markera de första tomma kolumnerna i Excel och raderar dessa. Se skärmbild.
I fallet ovan kommer G,H,I kolumnerna att raderas och ersättas med tomma kolumner. Spara om filen och testa att importera filen igen.
Fältnamnet Företag/person/projekt.xxxx finns inte i databasen.
Felet ovan uppstår om fältet ”Intresse” inte finns i Lime Easy. Kontrollera fältnamnet som finns på personkortet. Det kan vara felstavat, eller så har någon döpt om fältet till Hobby.
Stora och små bokstäver i importfilen
Lime Easy uppfattar inte små eller stora bokstäver som en förändring. Importerar du värdet TestVärde till ett fält där det står testvärde kommer testvärde att stå kvar. Det har ingen betydelse om man skriver företag.namn eller Företag.Namn i rubriken.
Vill man ändra testvärde till TestVärde måste man göra följande:
1. Importera först en fil där du skriver testvärdex. Det kommer slå igenom i Lime Easy
2. Importera nu exakt samma fil, men där du skriver TestVärde. Det kommer att tolkas som ett en förändring, och informationen kommer att se rätt ut i Lime Easy
Specialfall där man vill ändra på företagsnamn eller tillägg utan att man har ett unikt ID
Om kundnummer eller orgnummer inte går att använda som unik nyckel riskerar du att få dubletter i lime Easy. I de fall som dina företag saknar "tillägg" går det att lägga till i efterhand.
Du kan till exempel föra över data från "ort" kolumen genom att utföra följande:
1. Skapa ett nytt fält av typen textfält i Lime Easy som heter UniktID
2. Exportera ut Företagsnamn, Tillägg, Ort och UniktID från Lime Easy (Arkiv->Exportera)
3. Öppna exportfilen. Nu är kolumnen UniktID tom. Använd Excels automatiska utfyllningsfunktion för att skapa ett löpnummer från 1 och uppåt så varje företag får ett unikt ID-nummer
- Importera filen till Lime Easy. Nu har du ett unikt ID-nummer du kan använda dig av.
- Gå tillbaka till samma importfil och gör Företag.UniktID som nyckelvärde. Det gör man genom att skriva en asterisk framför kolumnrubriken.
- Nu vill vi att orten ska stå under tillägg. Det görs enklast genom att ta bort kolumnen Företag.tillägg och döper om Företag.Ort till Företag.Tillägg.
- Nu går filen att importera till Lime Easy. Den matchar på UniktID och kommer därför att uppdatera tillägget istället för att skapa upp nya företag.
0 Kommentarer