Att göra massutskick är inte svårt eller komplicerat, men innehåller många små steg. Bli inte avskräckt av våra långa guide, du kommer snart få kläm på det hela :).
Hur gör jag?
I Lime CRM finns två vägar att gå för att göra massutskick via e-post. Båda alternativen finns när du högerklickar i t ex personlistan eller under Verktyg>Utskick via.
- Utskicksguiden- används om du vill skapa historiknotering samtidigt som du gör utskicket, eller använda dig av flera utskicksmetoder.
- Massutskick via e-post- används om du vill göra utskicket utan att massuppdatera historiken.
Utskicksguiden - skicka e-post och logga historik
- Sök ut de du vill göra utskicket till genom ett urval, snabbfiltret eller kolumnfilter.
- Markera personerna du vill maila till, högerklicka och välj Utskick via>Utskicksguiden.
- Här kan du prioritera vilka metoder som ska användas, välj E-post som metod 1. Kryssa också i "Logga i historiken"
- Klicka nästa. Kryssrutorna nedan är alltid ikryssade, vilket vi rekommenderar. Adress anger vilket fält e-postadressen ska hämtas från. Detta behöver du normalt inte ändra om du inte har två olika e-postfält du vill maila till.
- Klicka Skapa Nytt för att få upp ett nytt tomt meddelande i Outlook.
- Lägg in text, bilder och ev. bifoga dokument. Vill du använda dig av värden eller text från Lime CRM i ditt meddelande kan du göra detta genom att använda dig av styrkoder inom ”krokodilkäftar” (tecknen < och >). Utgångspunkt är fälten på personkortet, om du började med att markera en Person i huvudlistan. För att få namnet på företaget som är kopplat till personen via Person-kortets fält Företag skriver du styrkoden <Företag>. För att få innehållet i företagets fält vid namn Adress skriver du <Företag.Adress>. Obs! Du själv är satt som mottagare men detta kommer bytas ut av Lime CRM när utskicket väl görs
- När du är nöjd med meddelandet klicka på Skicka.
- Obs! Inget meddelande kommer skickas direkt när du trycker på Skicka. Meddelandet sparas helt enkelt då för utskicket som görs när du har stegat dig igenom hela guiden.
- Klicka på Nästa i guiden för att få en översikt över vad som kommer skickas ut.
- Klicka på Nästa igen för att genomföra utskicket och se en resultatlista.
Massutskick via e-post
- Sök ut de du vill göra utskicket till genom ett urval, snabbfiltret eller kolumnfilter.
- Markera personerna du vill maila till, högerklicka och välj Utskick via>E-post.
- Adress anger vilket fält e-postadressen ska hämtas från. Detta behöver du normalt inte ändra om du inte har två olika e-postfält du vill maila till.
- Klicka Skapa Nytt för att få upp ett nytt tomt meddelande i Outlook.
- Lägg in text, bilder och ev. bifoga dokument. Vill du använda dig av värden eller text från Lime CRM i ditt meddelande kan du göra detta genom att använda dig av styrkoder inom ”krokodilkäftar” (tecknen < och >). Utgångspunkt är fälten på personkortet, om du började med att markera en Person i huvudlistan. För att få namnet på företaget som är kopplat till personen via Person-kortets fält Företag skriver du styrkoden <Företag>. För att få innehållet i företagets fält vid namn Adress skriver du <Företag.Adress>. Obs! Du själv är satt som mottagare men detta kommer bytas ut av Lime CRM när utskicket väl görs.
- När du är nöjd med meddelandet kan du klicka på Skicka. Obs! Inget meddelande kommer skickas direkt när du trycker på Skicka. Meddelandet sparas helt enkelt då för utskicket som görs när du har stegat dig igenom hela guiden.
- Klicka på Nästa i guiden för att få en översikt över vad som kommer skickas ut.
- Klicka på Nästa igen för att genomföra utskicket och se en resultatlista.
Felmeddelanden?
Om du får felmeddelande: "Det finns inga mottagare att skicka till" eller "Misslyckades att skicka till 2 personer" kommer upp om Lime CRM inte hittade några e-postadresser. Detta kan hända om de fält du valt för mottagarnas e-post är tomma.
Om några av mottagarna har fel i sina e-postadresser, t ex innehåller å, ä eller ö, skapas ett urval upp för dessa i samband med utskicket, för att du ska kunna redigera adresserna och enkelt kunna göra ett kompletterande utskick därefter.
Tips 1! Gör gärna ett testutskick till en extern e-postadress, t ex till din privata gmail-adress, för att se hur utskicket kan komma att se ut när det når dina mottagare.
Tips 2! Gör gärna massutskicken när kollegorna inte jobbar som mest aktivt, eftersom prestandan i Outlook påverkas när mailen skickas. Mailen skickas ut via er egen mailserver vars prestanda också påverkas av massutskick. Gör gärna ett testutskick på en delmängd först för att se hur mycket det märks och hur lång tid utskicket tar hos er.
Förklaringar till kryssrutor
Skicka bara till mottagare som ingår i följande urval
Du har även möjlighet att ange ett urval för att ytterligare definiera mottagarna. Endast de mottagare som du från början markerat i listan och även är med i det valda urvalet kommer att få utskicket.
Skicka e-post ett och ett
Låt denna ruta vara ikryssad för att ett unikt mail ska skickas till varje mottagare. Vi rekommenderar att du använder denna funktion. Annars är risken stor att ditt e-postmeddelande blir behandlat som skräppost. (Om man skickar ett (1) meddelande till många personer används fältet Hemlig kopia för adresserna, vilket program för skräppostfiltrering ofta reagerar på.)
Tillåt att skicka flera e-postmeddelanden till samma adress
Är denna ikryssad skickas flera meddelanden till samma adress om flera av mottagarna har samma adress. För att undvika dubbla utskick så kryssa ur den.
Spara bara det första meddelandet i Skickat-mappen
Alla meddelanden som skickas sparas automatiskt av Outlook. Denna funktion underlättar om du gör stora utskick och du inte vill fylla din Skickat-mapp i Outlook med kopior av alla mail som skickats ut.
0 Kommentarer