Att göra importer är inte svårt, men innehåller många små steg och i ett fåtal klick kan mycket hamna rätt men också helt fel. Du bör därför ta gott om tid på dig om du vill göra importen själv. Om du vill ha hjälp av oss att göra importen, kontakta oss på tfn 046-270 48 00 för att boka en konsult och för kostnadsuppskattning.
Här hittar du en instruktionsfilm där vår konsult Daniel visar hur man gör.
Importera till Lime CRM
- För att kunna använda importmodulen behöver du vara superanvändare eller administratör. Kontrollera att du har behörigheten genom att klicka på menyn Arkiv>Importera.
- Om du använder Lime CRM v 10.12 eller nyare finns textimportmodulen inbyggd. I äldre versioner är det ett separat tillägg.
- Importfilen får inte vara större än 10MB
Tänk på detta innan du gör importen
Importnyckel - Vad ska du använda som importnyckel? En nyckel kan vara ett kundnummer eller liknande som bara ett företag har och används för att minimera risk för dubbletter. Om du ska importera företag som du vet inte finns i databasen spelar den inte lika stor roll. Men om du ska importera information som helt eller delvis ska importeras till befintliga kontakter, är det viktigt att säkerställa vad som är unikt, t ex kundnummer. Organisationsnummer kan också vara unikt, men om samma företag finns på flera orter har de oftast samma organisationsnummer och då blir det knas vid en import. En nyckel kan också vara två fält tillsammans, t ex företagsnamn i kombination med postort.
Tid - Avsätt gott om tid för att göra importen och gör den när du är pigg i huvudet. Ofta behöver man titta igenom filen och se om någon info behöver slås ihop eller delas upp i Excel, redigeringen av filen kan vara klurig och ta tid. Du behöver också titta i importfilen efter konstiga tecken, t ex snedstreck \ och / i om du importerar alternativ till en alternativlista. Data i ett ifyllt fält kommer aldrig att skrivas över om du väljer att uppdatera befintliga kort. Att nyckla fälten så att informationen hamnar rätt bör man göra med eftertanke och inget de flesta av oss gör bäst 16.45 en fredagseftermiddag... :)
Testimport - Att ta en back-up-kopia av Lime CRM involverar oftast IT-avdelningen och kan ta tid. Ett tips för att se om informationen verkar hamna rätt är att du gör en testimport av en rad innan du gör din stora import. Fältuppmappningen sparas inte, men om du är osäker på vilken mappning du gjorde, gör en skärmdump av uppmappningen i importguiden innan du kör din testimport.
Importformat - Importmodulen kan importera textfiler (.txt) med dessa typer av avgränsare:
- Komma (,)
- Semikolon (;)
- Tab
Importerabara fälttyper - Du kan importera:
- Heltal
- Alternativ
- Relation
- Decimal
- Ja Nej
- Tid
- Text
- Formaterad text
- Länk
Du kan inte importera t ex mängdfält (fälttyp Set i LISA).
Importmodulen kan endast importera till en tabell i taget. Om du ska importera t ex både företag och personer måste du göra detta i två importer, så är fallet i exemplet när nedan.
Struktur av Excel-lista
Om filen du ska importera är i annat format än .xls rekommenderar vi att du öppnar och gör all redigering i Excel. Nedan beskrivs hur du bygger upp informationen i Excel samt vilket format du ska spara om listan till för att det ska fungera.
I listan ska du ha rubriker på kolumnerna och därefter skriver du radvis. Finns det flera individer på samma företag som du vill ha in skriver du dem som nya rader, samma företagsinformation men unik personinformation. För att underlätta allt arbete med importen rekommenderas starkt att någon form av nyckel finns i listan.
När filen har fått rätt struktur sparas den som antingen en tabbavgränsad textfil (.txt) eller en kommaavgränsad textfil (.csv). Filen läggs på ett lättåtkomligt ställe på datorn så att du enkelt kan hitta den via Standardimporten. Nedan exempel är gjort med en tabbavgränsad textfil och detta rekommenderar vi i första hand att du använder.
Dags för importen
Välj menyn Arkiv>Importera för att starta Standardimporten. Om vissa fall kan du få en säkerhetsvarning ang certikatsutfärdare, klicka Ja för att komma vidare.
Klicka på "Browse file" och välj den tabbavgränsade textfilen som du sparade på skrivbordet.
Importmodulen består av fyra steg
Du kan inte gå tillbaks till förra steget, om du gör fel måste du börja om på nytt.
Välj Importfil genom att klicka på Browse file
Import av företag
- Choose Destination: Nu ser du importfilen i en guide. När du har valt en fil, måste du välja vilken typ av avgränsare (Delimiter) filen har och till vilken tabell i Lime CRM information ska importeras tex företag, person. I detta fallet Tab och vilken flik importen ska göras till
- Map fields: I nästa steg kommer alla olika kolumner som fanns i din lista att synas. Dessa fält kopplar vi sedan mot rätt fält i Lime CRM. Till exempel kan vi koppla företagskolumner i en lista mot företagsnamn i Lime CRM. Kundnummer från en lista kan också kopplas mot kundnummer i Lime CRM. Om den gröna boxen syns är detta valt som nyckel. Som nämnts tidigare i guiden är en nyckel något unikt för att inte dubbletter ska skapas upp.
- Summary: När alla fälten är kopplade mot sina fält i Lime CRM är det dags att gå till nästa steg där vi klickar antingen den första om vi vet att vi ska importera in ny information och nya poster. Eller så klickar vi i den andra om vi vet att vi bara importerar uppdaterande information eller det sista alternativet för att bara importera nya och ignorera existerande poster. OBS! Om du väljer de att uppdatera dvs de två översta alternativen och cellen i importfilen är tom, men det finns ett värde i databasen, kommer värdet i databasen INTE att skrivas över med ett tomrum.
- Import: klicka på knappen Import för att slutföra importen.
Klicka på Go to import page för att se status för körningen av din importfil.
Importen portioneras in i databasen successivt vilket innebär att prestandan i programmet inte påverkas av att du kör en import samtidigt som kollegorna jobbar i Lime CRM. Detta innebär också att importen kan ha status Running ett litet tag. När importen är färdig ändras status till Complete. Om något är fel i importfilen visas status Done with errors. Klicka på pilen till höger för att visa vilka rader felen ligger på i importfilen.
Klicka F5 för att kontrollera resultatet i Lime CRM-databasen.
Import av personer
Samma lista kan användas igen för att genomföra importen av kontaktpersoner. I nuläget är bara företagen inlagda i Lime CRM utan kontaktpersoner. Börja om och välj nu Person som destination istället för företag när du klickar på "Import to".
Gör likadant som tidigare dvs koppla listans kolumner mot fälten i Lime CRM. Om det inte finns en unik nyckel är E-post ofta det bästa tillgängliga att använda som nyckel så klicka då i den gröna boxen med nyckeln. För att kontakterna ska hamna på rätt företag väljer vi nedan att koppla Företag med Företag och sedan matcher vi mot Företagsnamn.
Återigen har vi de sista valmöjligheterna innan du genomför importen.
Nu har vi genomfört importen av hela listan mot två olika objekt. Kontrollera resultatet i Lime CRM-databasen när du klickat F5. De nyligen tillagda posterna hittas lätt genom att skapa ett urval som baseras på poster skapade senaste timmen.
Snyggt jobbat! - Fira med en stor kopp kaffe!
0 Kommentarer