Vad är mallar och hur skapar jag nya?

Vad är en mall?

En mall är ett färdigskrivet dokument där vissa värden byts ut beroende på vem man skickar mallen till. I Lime Easy byts informationen ut automatiskt med hjälp av styrkoder. Mallar kan skapas med de flesta Office produkter så som Word, Excel och Outlookmail.

De mallar ni har ser du under Ny>Dokument. Om du har behörigheten ”Ändra mallar” eller är administratör i Lime Easy kan du skapa nya/ändra mallar och får då även upp Mallar-Ny, Ändra och Ta bort i högra hörnet.

De mallar du ser i listan i Lime Easy är de dokument som ligger i mappen Mallar under Lime Easys mappstruktur i Utforskaren. Du hittar sökvägen till mallmappen genom att i LIME Easy gå till Hjälp | Systeminformation. Markera Template path och klicka på Öppna. Mallmappen öppnas nu i Utforskaren.

De dokumenttyper du valt att använda visas malllistan. Ser du inga mallar i listan kan det bero på att Lime Easy inte hittar några mallar av den dokumenttyp du valt. De dokumenttyper du vill använda anges under Redigera | Inställningar | fliken Skriv. Läs mer om att lägga till dokumenttyper under avsnitt 3.

Skapa nya mallar

För att skapa egna mallar klickar du på knappen Ny 􀀃uppe till vänster i huvudlistan och välj Dokument.

I dialogen som öppnas ser du de tillgängliga mallarna. Klicka på knappen Ny… till höger för att skapa en ny mall. Nu öppnas en dialog, där du kan ange en beskrivning av mallen. Denna beskrivning syns sedan i listan med tillgängliga mallar. Här bestämmer du också vilken tidigare mall du vill utgå ifrån. Klicka på OK. 
 
Mallen läggs nu in i listan med tillgängliga mallar. Markera mallen och klicka på knappen Ändra och sedan på Ändra mallen. Nu startar din ordbehandlare (om det är en Word-mall du valt) och du kan redigera alternativt göra en egen mall.

Med hjälp av så kallade styrkoder kan du nu hämta information från Lime Easy direkt till din mall. Styrkoden består av två delar, vilka åtskiljs med en punkt. Den första delen anger från vilket ställe/kort i Lime Easy uppgiften ska hämtas. Den andra delen anger från vilket fält data ska hämtas. Allt omges av tecknen < och >. Information till mallar kan hämtas från Företagskort, Personkort, Projektkort, Medarbetarkort och Egna fält.

Exempel: <Företag.Namn> hämtar det aktuella företagsnamnet på företagskortet. Om mallen är i tidigare office-format (.doc eller .xls), är det också viktigt att tänka på att du mellan fältnamnet och sista tecknet > måste lämna det utrymme, i form av blanksteg, som informationen i fältet kräver. Det kan t ex se ut enligt följande:

<Företag.Namn >

Lämnas inte tillräckligt med utrymme kan det hända att t ex långa företagsnamn inte får plats. Mellanrum behöver inte lämnas om mallen görs i .docx-format eller .xlsx-format (standard för Office 2007 eller senare). När mallen är klar sparar du den som vanligt i MS Word. Den nya mallen finns nu i listan.

Tips! När du ska skriva din styrkod kan det förenkla att tänka enligt följande: <Kort i Lime Easy.Fält i Lime Easy>

Skapa en ny mall som inte utgår från en befintlig mall

Öppna ett tomt dokument i Excel/Word

Välj spara som och ange sökvägen till mallmappen.

Om du är osäker på var den är, starta Lime Easy Databashanterare bland dina Windows-program, klicka på Egenskaper och fliken Avancerat. Under Mallar ser du sökvägen till mallmappen. Kopiera sökvägen och bläddra dig fram till mappen i Word/Excel och döp ditt dokument.

Fortsätt editera mallen från Lime Easy, genom att klicka på ett företag, klicka på Dokumentknappen>Skriv>Ändra (under mallar)>Ändra mallen.

Vad är en styrkod?

En styrkod är en referens/hänvisning till ett fält som finns i Lime Easy. Det finns en väldigt enkel logik när det gäller styrkoder. Låt oss ta exempel <Företag.Övrigt>. Här talar du om att du vill hämta ett värde från fältet övrigt som finns på företagskortet. Vill du hämta ett värde från fältet intresse så skriver du <Företag.Intresse>. Du kan hämta i princip alla fält från Lime Easy med hjälp av styrkoder. 

Speciella men vanliga styrkoder

• Datum - Skriver in dagens datum i dokumentet. Exempel: <Datum>. Resultatet blir datum på kort format enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex 2012-08-25.
• Långt datum - Skriver in dagens datum i dokumentet på långt format. Exempel: <Långt datum>. Resultatet blir datum på långt format enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex Lördag den 25 Augusti 2012.
• Tid - Lägger in aktuellt klockslag. Exempel: <Tid>. Resultatet blir tiden enligt inställningen i Windows Kontrollpanel, t ex 14:35.
• Kommentar - Lägger in den text du tidigare angivit i kommentar-fältet i Skriv-dialogen. Kommentaren kan man t ex använda som ämne i en faxmall eller som dokumentinformation om detta stöds av din ordbehandlare. Exempel: <Kommentar>.
• Dokument - Lägger in dokumentets filnamn utan filändelsen. Exempel: <Dokument>. Resultatet blir t ex 12100201.
• Dokumentnamn - Lägger in dokumentets filnamn inklusive filändelsen. Exempel: <Dokumentnamn>. Resultatet blir t ex 12100201.docx
• Dokumentsökväg - Lägger in dokumentets hela sökväg. Exempel: <Dokumentsökväg>. Resultatet blir t ex F:\Lime Easy\Dokument\12100201.docx
• DatabasePath - Lägger in aktuell sökväg till databasen, t ex F:\Lime Easy\Databas. Denna styrkod kan inte användas i dokumentmallar.
• DocumentPath - Lägger in aktuell sökväg till dokumentkatalogen, t ex F:\Lime Easy\Dokument. Denna styrkod kan inte användas i dokumentmallar.
• TemplatePath - Lägger in aktuell sökväg till mallkatalogen, t ex F:\Lime Easy\Mallar. Denna styrkod kan inte användas i dokumentmallar.
• DatabaseLocation - Lägger in aktuellt avsnitt för databasinställning enligt inställningsfilen KONTAKT8.INI, t ex DatabaseLocation-0. Denna styrkod kan inte användas i dokumentmallar.
• Databasspecifika styrkoder - Följande styrkoder kan användas i mer avancerade mallar för att hämta information för databaskopplad information som gäller enbart för den aktuella databasen:

<CompanyID>
<ReferenceID>
<ProjectID>
<DocumentID>
<UserID>

Hur hanterar Lime Easy mallar?

När du väljer att skriva ett nytt dokument i Lime Easy så kopieras mallen automatiskt från mallkatalogen till dokumentkatalog. Samtidigt som den kopieras byts styrkoderna ut mot riktiga värden.

Styrkoder med VB-skript

För mallar gjorda i dokumentformet för Word 2007 eller senare versioner (DOCX, DOCM) finns möjlighet att använda VB-skriptformler som styrkoder. Förutom de funktioner som ingår i VB-skript finns möjlighet att använda samma utökade funktioner som när man gör rapportformler.

Om VB-skriptformeln är felaktig och inte kan evalueras blir resultatet av styrkoden en felbeskrivning.

<VbScript:IIF("<Person.Direktnummer>"<>"", "<Person.Direktnummer>", "<Företag.Telefon>")> Detta exempel ger som resultat att styrkoden byts ut mot innehållet i fältet Person.Direktnummer om detta inte är tomt, annars Företag.Telefon. 

Skapa din egen e-postmall

Skapa en e-postmall genom att:

1. Öppna ett tomt meddelande i Outlook
2. Skriv in dina styrkoder. I Outlookmallarna skriver man in styrkoden direkt in i mailet, t ex <Medarbetare.Namn>. Styrkoderna baseras på fälten ni vill hämta information från. Om fältet som personens e-postadress står i heter E-post ska det stå <Person.E-post> i styrkoden. Om fältet istället heter E-mail måste styrkoden ändras till <Person.E-mail>.
3. OBS! För att mallen ska fungera får det inte finnas någon stavningskontroll dvs att styrkoder är understrukna med rött. När man är klar med mallen kan man därför, innan man sparar den, trycka på Ctrl+a, Ctrl+C, Ctrl+V, F7 och Ignorera Alla.
4. Spara den sedan i msg-format i Mall-mappen på er server. Om du är osäker på var mallmappen ligger, titta i Lime Easy under menyn Hjälp>Systeminformation och Template Path.

När mallen används för att skicka till en kund byts styrkoderna ut mot informationen som finns i de fälten man har skapat styrkoder för. En e-postmall skulle t ex kunna se ut som följande:

Följande sammanfattar de styrkoder som finns tillgängliga, förutom styrkoder för superfält:

Företag

Företag.Namn
Företag.Tillägg
Företag.Adress1
Företag.Adress2
Företag.Adress3
Företag.Adress4
Företag.Telefon
Företag.Telefax
Företag.Postnummer
Företag.Skapad
Företag.Skapad av
Företag.Senast ändrad
Företag.Senast ändrad av

Person

Person.Namn
Person.Förnamn
Person.Efternamn
Projekt
Projekt.Namn
Projekt.Beskrivning
Projekt.Skapad
Projekt.Skapad av
Projekt.Senast ändrad
Projekt.Senast ändrad av
Medarbetare
Medarbetare.Namn
Medarbetare.Signatur
Medarbetare.Befattning
Medarbetare.Avdelning
Medarbetare.Direktnummer
Medarbetare.Hemtelefon
Medarbetare.Mobiltelefon
Medarbetare.Personsökare
Medarbetare.E-post
Medarbetare.Kommentar
Medarbetare.Övrigt

Övriga

Datum
Långt datum
Tid
Kommentar
Dokument
Dokumentnamn
Dokumentsökväg
DatabasePath
DocumentPath
TemplatePath
DatabaseLocation
CompanyID
ReferenceID
ProjectID
DocumentID
UserID
vbscript: …