Detta kapitel är avsett för dig som ansvarar för och administrerar Nomad. Nomad är en funktion för att du skall kunna samordna din databas med en annan databas. Uppsättningen av en nomadplats görs i regel av en av våra konsulter.
Nomad kan användas för att hålla en resande säljare uppdaterad och kunna ”lämna tillbaks” uppgifter han skrivit in ute på fältet. En annan användning är att låta ett huvudkontor få del av de olika dotterbolagens kontaktnät. Exempelvis skickar alla kontor information till huvudkontoret, en gång i månaden, som håller en central databas uppdaterad med alla kontakter.
För en nätverksansluten bärbar dator skall normalt inte Nomad användas utan då är Dockningsfunktion i LimeEasy bättre anpassad för detta. Det går inte att använda Nomad tillsammans med dockningsfunktionen då man arbetar frikopplad.
Innan man på en arbetsstation får tillgång till Nomad måste man kryssa i kryssrutan Redigera | Använd | Nomad för att utbyta information med andra databaser. Denna kryssruta är tillgänglig om man har behörigheten Använda Nomad.
Innan man första gången kan skicka en Nomadfil måste man aktivera Nomad med en aktiveringskod. Aktiveringskoder för Nomad kan erhållas från Lundalogik AB. Nomad aktiveras även automatiskt då man första gången tar emot en Nomadfil.
Vad är en nomadfil?
Då man skickar information blir resultatet en fil, en sk Nomadfil. En Nomadfil är en komprimerad fil som överförs mellan olika platser och som innehåller information om förändringar i databasen. Normalt döps filen till NOMAD.TNT.
Då filens storlek överstiger storleken som motsvaras av en diskett (dvs 1.44 MB) delas filen upp i flera delar med filändelserna TNT, T02, T03, osv... För att Lime Easy skall acceptera en Nomadfil krävs att alla delar i en uppdelad Nomadfil ligger i samma katalog (alternativt finns tillänglig på disketter). Då disketter numera inte är så vanligt för att överföra Nomad-filer kan du själv sätta den gräns för när Nomad delar upp en fil. Öppna Nomad.ini (en per Nomadplats!) och lägg till följande sektion:
[CreateReplica]
MaxNomadFileSizeMB=5
Utelämnas denna inställning eller 0 så blir storleken 1.44 MB. Om värdet > 100 blir värdet 100 MB.
Då dokument tas med i Nomadfilerna kan detta orsaka att Nomadfilerna blir väldigt stora, i vissa fall alltför stora för att det ska fungera. Om man vill kan man begränsa så att enbart dokument upp till en viss storlek tas med i Nomadfilerna.Öppna Nomad.ini (en per Nomadplats!) och lägg till följande sektion:
[CreateReplica]
MaxDocumentFileSizeMB=5
Om denna inställning utelämnas eller är 0 så tas alla dokument alltid med. Om värdet > 1000 blir begränsningen 1000 MB.
Det är också nödvändigt att alla delarna i en Nomadfil har samma filnamn, förutom filändelsen, (t ex LUGB13.TNT, LUGB13.T02, LUGB13.T03). När man tar emot en Nomadfil som är uppdelad i flera delar är det enbart filen med filändelsen TNT som man skall peka ut, alternativt släppa på Lime Easy (med Drag & Släpp).
Normalt skapas Nomadfilerna på den aktuella datorns hårddisk eller i en katalog på en filhanterare. Nomad har också en funktion för att automatiskt skicka en Nomadfil till den andra platsen via e-post. Då Nomadfilen består av flera delar skickas varje del som ett separat e‑postmeddelande.
Varje Nomadfil som skapas genom en plats har ett löpande sekvensnummer. Eftersom varje Nomadfil enbart innehåller förändringar sedan förra Nomadfilen skapades bör varje Nomadfil tas emot i rätt sekvensnummerordning på den andra plasten. Detta kan man kontrollera genom en inställning för platsen (Kräv löpande sekvensnummer).
Via en inställning för platsen (Använd sekvensnummer som namn på Nomadfil) kan man få Nomadfilen att automatiskt döpas mha sekvensnumret.
Via Platser finns möjlighet att i efterhand återfå en Nomadfil som hör samman med ett visst arbete. Detta är t ex användbart om en Nomadfil aldrig kommer fram till den avsedda platsen utan måste skickas dit på nytt.
Behörigheter
Innan man påbörjar implementationen av Nomad mellan olika platser bör man tänka igenom och i Lime Easy begränsa behörigheterna för medarbetarna.
Följande fem behörigheter har att göra med Nomad:
- Använda Nomad
Medarbetare med denna behörighet har möjlighet att använda Nomad (skicka och ta emot information). - Administrera Nomad
Medarbetare med denna behörighet har möjlighet att skapa de platser som man skall utbyta information med. Man har dessutom möjlighet att ändra de inställningar som skall gälla för respektive plats.
Den eller de medarbetare som använder Nomad bör normalt aldrig ha behörigheten Administrera Nomad.
Genom att en administratör begränsar behörigheterna blir det väldigt enkelt för en medarbetare att skicka och ta emot information utan att onödiga användarfel uppstår.
- Logga in
Då en Nomadfil tas emot uppdateras enbart påminnelser i superfält för medarbetare som har behörigheten Logga in i den aktuella databasen.
Detta innebär att påminnelser i ett superfält som exempelvis tillhör en fristående säljare stannar i säljarens egen databas om säljaren saknar behörigheten Logga in på huvudkontorets databas.
Vill man t ex på huvudkontoret kunna sätta påminnelser i superfält på medarbetare som använder Nomad fristående måste dessa medarbetare även ha behörigheten Logga in i huvudkontorets databas.
- Ändra superfält
Eftersom ändringar av superfält inte hanteras av Nomad bör alla aktiva medarbetare fråntas denna behörighet.
- Ändra kategorier
Eftersom ändringar av kategorier i alternativlistor och mängdfält inte hanteras av Nomad bör alla aktiva medarbetare fråntas denna behörighet.
Medarbetare
Då man tar emot information kommer de medarbetare som finns på den andra platsen att läggas upp i den aktuella databasen. Dessa medarbetare har dock fråntagits behörigheten Logga in, varför dessa medarbetare inte dyker upp i listan över valbara medarbetare då man startar upp Lime Easy.
Såhär funkar det:
Steg 1 - Skicka informationen
En informationsfil, kallad Nomadfil, skapas från ursprungsdatabasen. Denna fil kommer att innehålla information om de förändringar som gjorts i databasen sedan förra gången informationsfilen skapades. Detta kallas att skicka information. Denna operation utförs antingen automatiskt av Nomad Server eller av en användare genom att välja Skicka information i Arkiv-menyn i Lime Easy.
Steg 2 - Överför nomadfilen
Steg 3 - Ta emot information
Viktigt om installation
Vid installation är det väldigt viktigt att man sluter ett första Nomadvarv så snabbt som möjligt om man planerar att utbyta information dubbelriktat. Detta innebär att man skickar information från, låt säga, en huvuddatabas A till en tom satellitdatabas B och från B tillbaka till A. Först när detta är gjort kan man börja arbeta med Lime Easy i de båda databaserna för att Nomad skall fortsätta att fungera.
Om man vid installation t ex inte har direkt tillgång till de båda platserna (och det därför tar lång tid att överföra Nomadfilen) rekommenderas att man installerar satellitdatabasen som en lokal helt separat databas, snabbt fullbordar Nomadvarvet, konfigurerar behörigheter, mallar etc och därefter distribuerar hela databasen (via e-post eller CD) till satellitplatsen.
Följande uppgifter hanteras
- Fält på kontaktkortet
- Fält på person
- Fält på projekt, att-göra-uppgifter samt kopplade företag
- Historik
- Fält på dokument
- Enbart nya dokument skickas över till den andra platsen.
- Medarbetarinformation (förutom behörigheter och inloggningsinformation).
Följande uppgifter hanteras INTE
- Tidrapporter
- Kartpunkter
- Mallar
- Behörigheter och inloggningsinformation för medarbetare
- Information i Egna fält
Tips för dokument
Om man vill ändra innehållet i ett dokument och man vill att ändringen skall överföras genom Nomad kan man göra så här:
- Duplicera dokumentet (via valet Ny version under knappen Mera i Dokumentarkivet)
- Öppna dokumentet och gör de ändringar som är aktuella.
Alternativ låter man Nomad genom en inställning skrivskydda alla dokument som skickas och/eller tas emot. När man öppnar ett sådant dokument får man automatiskt erbjudande om att först skapa en ny version av dokumentet innan man kan redigera det.
Historik
Om ändringar i befintlig historik görs på samma rad samtidigt på olika orter kan inte Nomad hantera detta. Därför bör man om möjligt undvika att ändra i befintlig historik om Nomad används.
Om en historikrad inte inleds med datum (och eventuellt tid) betraktas denna rad vara en fortsättning på föregående rad med radbrytning emellan.
Tomma rader elimineras av Nomad vilket gör att man inte kommer att kunna ha tomrader mellan historikrader då man använder Nomad.
Hantera platser
I Arkiv | Platser visas de Nomadplatser som finns, med tillhörande utförda arbeten.
Som administratör har du tillgång till knapparna Ny, Öppna och Ta bort till höger i rutan för att administrera platser.
Det är också möjligt att begränsa antalet nomadjobb som visas i listan genom att enbart visa jobb för ett visst antal dagar tillbaka.
Att skapa platser
Du kan alltså i förväg skapa platser från denna dialog. Du kan som administratör också skapa en plats i samband med att du är på väg skicka information till en ny plats genom att välja alternativet [Ny plats] i listan över platser.
När du tar emot en Nomadfil första gången kommer alltid en ny plats att läggas upp.
Detta innebär att du som administratör enbart skall skapa en plats i förväg om du tänker skicka information mot denna plats första gången utbyte sker. Vet du att du senare kommer att ta emot en Nomadfil från en plats ska du istället alltid låta skapa platsen i samband med att du tar emot information första gången.
Alternativ för en Nomadplats
När du skapar en ny plats eller öppnar inställningarna för en befintlig visas dialogen där du som administratör för Nomad ställer in de alternativ som skall gälla då information skickas och tas emot genom denna platsen.
Fliken Allmänt
Här fyller du i allmän information om platsen.
- Platsens namn - Har anger du ett namn som beskriver platsen som du vill utbyta information med.
- Beskrivning - Här kan du skriva en valfri text som t ex beskriver platsen för att underlätta för den medarbetaren som sedan kommer att skicka och tar emot information.
- Skickat senast - I denna ruta visas information om senaste gången information skickades genom denna plats.
- Tagits emot senast - I denna ruta visas information om senaste gången information togs emot genom denna plats.
Fliken Skicka information
Här ställer du in de alternativ som skall gälla då information skickas genom platsen.
- Skicka information om - Här anger du huruvida information om alla eller enbart ett urval av kontakterna skall skickas.
- Alla kontakter - Alla kontakterna hanteras.
- De där … är - Enbart de kontakter där villkoret är uppfyllt ingår. Detta är användbart då t ex en säljare ansvarar för kontakter i sitt distrikt och enbart skall ha tillgång till en delmängd av en central databas.
Om man i den centrala databasen på en kontakt då ändrar detta fälts värde så att villkoret som anges här blir uppfyllt kommer denna kund att dyka upp som en ny kund i säljarens databas. Om i sin tur säljaren raderar en kontakt i sin databas kommer enbart detta fälts värde att nollställas i den centrala databasen efter att information tagits emot. - Projekt - Kryssa i denna ruta då information om projekt skall ingå i Nomadfilen. Om denna kryssruta kryssas i efter att man tidigare skickat information genom platsen så kommer all projektinformation att tas med i Nomadfilen nästa gång man skickar information.
Alternativ
- Ta med dokumentinformation - Om enbart denna kryssruta (och inte nästa) är ikryssad kommer informationen om dokument, dvs länken till dokumentet och dess egenskaper, att skickas med, däremot inte själva dokumentet.
Då enbart dokumentinformation tas med skickas sökvägen till dokumentet (om möjligt) i UNC-format (\\Server\Resurs\Sökväg). Det är i detta läge viktigt att samma inställning för dokument också används på motsvarande Nomadplats i den andra databasen. Detta är främst tillämpbart då Nomad används mellan databaser i ett WAN. Man kan då komma åt ett dokument även om det ligger på en annan server. Detta är även användbart då man skickar information mellan två databaser i samma nätverk med gemensam dokumentkatalog. En speciell symbol i dokumentarkivet indikerar att dokumentet ligger på en annan server som eventuellt inte är tillgänglig. Även om man inte har tillgång till varandras lokala servrar ser man att det finns ett dokument (som man dock inte kan öppna eftersom man då inte har någon nätverksförbindelse). För att sökvägen till ett dokument skall kunna omvandlas till UNC-format måste dokumentet vara placerat på en nätverksenhet (antingen med ett enhetsnamn (t ex F:) eller en UNC-sökväg). Dessutom bör dokumentprefix användas för att ge unika dokumentnamn för varje plats.
Om ett dokument eller en dokumentlänk tas bort kommer länken att tas bort med Nomad, dock inte själva dokumentfilen. - Ta dessutom med dokument - Om denna kryssruta dessutom är ikryssad kommer nya dokument som är skapade (på kontakter eller projekt) sedan förra gången man skickade information att tas med i Nomadfilen och skickas över till platsen.
Om ett dokument ligger utanför dokumentkatalogen för Lime Easy då man skickar information kommer det att flyttas över till den nya platsens dokumentkatalog med samma namn (om detta namn inte redan är upptaget).
Om det på den andra platsen redan finns ett dokument med samma namn kommer dokumentet på den andra platsen att erhålla ett automatiskt filnamn (datum + löpnummer) baserat på det datum då dokumentet skapades på ursprungsplatsen.
Om denna kryssruta kryssas i efter att man tidigare skickat information genom platsen så kommer enbart nya dokument att tas med i Nomadfilen nästa gång man skickar information. - Skrivskydda medtagna dokument - Om denna kryssruta dessutom är ikryssad så skrivskyddas dokumentfiler som tas med i Nomadfilen. Detta innebär att användare som därefter öppnar en sådan dokumentfil från Lime Easy först får möjlighet att skapa en ny version innan dokumentet redigeras.
- Använd sekvensnummer som namn på Nomadfil - Varje gång en ny Nomadfil skapas för en plats så får filen ett löpande internt sekvensnummer. Kryssar du i denna kryssruta döps Nomadfilen automatiskt mha motsvarande sekvensnummer.
Använder man inte e-post utan skickar information till en fil anger man, då detta alternativ är valt, en katalog där Nomadfilen skall skapas (och inte ett fullständigt filnamn).
Detta alternativ är praktiskt för att man enkelt skall kunna identifiera en viss Nomadfils sekvensnummer. Då man däremot regelbundet väljer att skapa Nomadfilerna i en katalog på en filhanterare, där tanken är att dessa efterhand skall tas emot på en annan plats, säkerställer man med detta alternativ att en äldre Nomadfil inte skrivs över om man inte tar emot på den andra platsen i samma takt som man skickar information från denna plats. (Genom att i detta exempel vid mottagande av information på den andra platsen ha inställningen att automatiskt ta bort ursprunglig Nomadfil, rensas Nomadfilerna bort från katalogen efterhand som de tas emot).
- Prefix på Nomadfil - I denna ruta kan man ange upp till 5 tecken som kommer att användas som ett prefix på Nomadfilen. Detta är användbart för att enkelt kunna identifiera en Nomadfil då man utbyter information med flera olika platser. Exempelvis kan man ange en förkortning för platsens namn som prefix.
Låt användaren
- Bekräfta förändringar innan informationen skickas - Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar de företag och projekt där förändringar skett. Man får då också möjlighet att ta bort förändringar innan Nomadfilen skapas.
Fliken Ta emot information
Här ställer du in de alternativ som skall gälla då information tas emot genom platsen.
När information tas emot genom denna plats
- Skapa superfält om de inte finns - Om denna kryssruta är ikryssad skapas superfält i den aktuella databasen då information tas emot, om superfältet inte redan finns. Det innebär att om denna kryssruta är ikryssad och ett superfält tillkommer i den databas där information skickas från kommer detta superfält även att skapas i den aktuella databasen.
Då man tar emot en Nomadfil som genererar ett nytt superfält bör man starta om LimeEasy, detta för att Lime Easy inte noterar nya superfält som genereras via en Nomadfil.
Ett nytt superfält skapas dock inte om det redan finns ett annat superfält som har samma namn, men är av en helt annan typ. I loggen för arbetet skrivs en varning om detta inträffar. Beträffande superfält av typen ODBC så skapas enbart superfältet då SQL-satsen returnerar ett (1) värde. - Skapa kategorier om de inte finns - Om denna kryssruta är ikryssad skapas nya kategorier i den aktuella databasen då information tas emot, om dessa inte redan finns. Det innebär att om denna kryssruta är ikryssad och ett valbart alternativ i t ex en Alternativlista tillkommit i den databas där informationen skickas från kommer detta alternativ även att skapas i den aktuella databasen.
- Skrivskydda mottagna dokument - Om denna kryssruta är ikryssad så skrivskyddas eventuella dokumentfiler som tas emot genom Nomadfilen. Detta innebär att användare som därefter öppnar en sådan dokumentfil från Lime Easy först får möjlighet att skapa en ny version innan dokumentet redigeras.
- Kräv löpande sekvensnummerordning - Varje Nomadfil som skapas genom en plats har ett löpande sekvensnummer. Då dessa tas emot är det viktigt att man tar emot Nomadfilerna i rätt ordning. Hoppar man t ex över Nomadfil nummer 5 så kanske vissa instruktioner i Nomadfil nummer 6 inte går att genomföra.
Är sekvensnummerordningen fel då information tas emot visas alltid ett meddelande om detta. Genom att denna kryssruta är ikryssad går det inte att ta emot Nomadfilerna i fel ordning. Ett undantag finns. Enbart om du har behörigheten Administrera Nomad har du möjlighet att i meddelandet välja om du ändå vill ta emot Nomadfilen. Om sekvensnumret är fel loggas detta alltid även i Nomadarbetets loggfil.
- Ta bort ursprunglig Nomadfil - Om denna kryssruta är ikryssad kommer den ursprungliga Nomadfilen att tas bort då informationen tas emot.
- Du kan alltid återfå en borttagen Nomadfil på nytt genom kommandot Platser. Klicka där på platsens namn i listrutan Platser, klicka på motsvarande arbete i listrutan Utförda arbeten och till slut klicka på knappen Nomadfil.
Låt användaren
- Bekräfta innan förändringar utförs - Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar de företag och projekt där förändringar skett. Man får då möjlighet att hoppa över förändringar då informationen tas emot.
- Se utförda förändringar - Då denna kryssruta är ikryssad får man upp en dialog som visar vad som verkligen ändrats i databasen då informationen togs emot.
Fliken E-post
Här ställer du in de alternativ som skall gälla för e-post.
- Skicka Nomadfilen via e-post till adressen - Om Nomadfilen automatiskt skall skickas med e-post till den aktuella platsen anger du mottagande persons e-postadress här. Då information skickas bifogas Nomadfilen automatiskt till ett e-postmeddelande adresserat till denna person.
Då Nomadfilen består av flera delar skickas varje del som ett e-postmeddelande. På detta sätt riskerar man inte att något e-postmeddelande blir för stort så att det stoppas av någon e-postserver.
- Skicka bekräftelse till e-postadressen - Genom dessa alternativ kan man få loggfilen skickad till en e-postadress varje gång information skickats och tagits emot. På detta sätt kan t ex en administratör på distans övervaka hur Nomad används mellan 2 platser.
Nomadfönstret
När informationen skickas och tas emot visas detta i Nomadfönstret på skärmen.
Du kan tillfälligt göra detta fönster större för att få mer information om vad som pågår. Informationen som då visas är identisk med vad som hamnar i loggen för arbetet.
Du kan också i efterhand se loggen för ett visst arbete genom kommandot Platser genom att där markera ett arbete och därefter klicka på knappen Logg.
- Att avbryta ett arbete - Du avbryter ett arbete genom att klicka på knappen Avbryt då ett arbete utförs. Du får då en fråga om arbetet skall tas bort. Väljer du att låta arbetet ligga kvar kommer arbetet att på nytt utföras då Nomadfönstret nästa gång aktiveras.
Alla arbeten som avbrutits indikeras i Platser med ett gult kryss.
Förändringar av strukturen i databasen
Då Nomad används ställs speciella krav på hur de olika databaserna hanteras. Som användare av Lime Easy får man en varning då Nomad används och man är på väg att utföra en operation som kan orsaka problem. För att helt undvika att misstag begås bör behörigheterna sänkas för samtliga användare av Lime Easy.
Man bör enbart låta en lösenordsskyddad medarbetare med t ex namnet Administratör ha full behörighet i Lime Easy. Åtminstone följande behörigheter bör vara förbehållna enbart denna medarbetare:
- Administrera Nomad
- Ändra superfält
- Ändra kategorier
- Ändra behörighet
- Ändra medarbetare
Lägga till ett nytt superfält
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Skapa det nya superfältet.
Nomad kommer automatiskt att skapa det nya superfältet i alla satellitdatabaser (förutsatt att detta är tillåtet i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna).
Ändra namn på superfält, alternativ 1
- Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältets namn ändrats.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Skapa ett nytt superfält med det nya önskade namnet (av samma typ, storlek och placering intill det ursprungliga).
- Överför alla uppgifter från det gamla superfältet till det nya, (t ex mha Export/Import).
- Ta bort det gamla superfältet i huvuddatabasen.
- Ta även bort superfältet ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering).
Att ändra namn på superfält, alternativ 2
- Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältets namn ändrats.
- Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Ändra superfältets namn i huvuddatabasen.
- Ändra även superfältets namn i samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering. Var noga med att stavningen blir densamma.
Om ändringen inte sker i samtliga databaser kommer det ursprungliga superfältet att ligga kvar. Detta får till följd att eventuella uppgifter på superfältet kommer att ligga kvar på det ursprungliga superfältet medan alla uppdateringar via Nomad sker på det nya superfältet.
Att ta bort superfält
- Kontrollera att superfältet inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när superfältet tagits bort.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Ta bort superfältet i huvuddatabasen.
- Ta även bort superfältet ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering).
Nomad kommer inte att återskapa det gamla superfältet i huvuddatabasen (förutsatt att detta är inställt i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa superfält om de inte finns).
Att förändra kategorier i superfält
Förändring av kategorier i superfält av typen alternativlistor och mängd hanteras inte av Nomad. Nedan beskrivs hur vissa förändringar som rör kategorier kan genomföras.
Att lägga till en ny kategori
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Lägg in den nya kategorin i superfältet.
Nomad kommer automatiskt att skapa den nya kategorin för superfältet i alla satellitdatabaser (förutsatt att detta är tillåtet i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa kategorier om de inte finns).
Att ändra namn på en kategori, alternativ 1
- Kontrollera att kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv| Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorins namn ändrats.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Skapa en ny kategori med det nya önskade namnet för superfältet i huvuddatabasen.
- Överför alla uppgifter från den gamla kategorin till det nya, (t ex mha Export/Import).
- Ta bort den gamla kategorin i huvuddatabasen.
- Ta även bort kategorin ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering).
Att ändra namn på en kategori, alternativ 2
- Kontrollera att kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorins namn ändrats.
- Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Ändra kategorins namn i huvuddatabasen.
- Ändra även kategorins namn i samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering. Var noga med stavningen.
Att ta bort en kategori
- Kontrollera att superfältet och kategorin inte används för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när kategorin tagits bort.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Ta bort kategorin från superfältet i huvuddatabasen.
- Ta även bort kategorin ur samtliga övriga databaser (dock utan krav på att det sker innan nästa synkronisering).
Nomad kommer inte att återskapa den gamla kategorin för superfältet i huvuddatabasen (förutsatt att detta är inställt i respektive Nomadplats inställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Ta emot information, kryssrutan Skapa kategorier om de inte finns).
Att förändra medarbetarvyn
Nomad hanterar inte alla förändringar för medarbetare.
Att lägga upp en ny medarbetare, alternativ 1
- Logga in som administratör i den databas där medarbetaren skall arbeta.
- Lägg in den nya medarbetaren och sätt dess behörighet.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Lägg in den nya medarbetaren även i huvuddatabasen och sätt dess behörighet till enbart Logga in.
Att medarbetaren får behörigheten Logga in i huvuddatabasen innebär att påminnelser för medarbetaren uppdateras även i huvuddatabasen, vilket är bra om satellitdatabasen skulle behöva återskapas från innehållet i huvuddatabasen. Nomad kommer automatiskt att skapa den nya medarbetaren i övriga databaser, dock utan behörigheten Logga in.
Att lägga upp en ny medarbetare, alternativ 2
- Logga in som administratör i den databas där medarbetaren skall arbeta.
- Lägg in den nya medarbetaren och sätt dennes behörighet.
Nomad kommer automatiskt att skapa den nya medarbetaren i övriga databaser, dock utan behörigheten Logga in. Eftersom medarbetaren enbart har behörigheten Logga in i sin databas innebär detta att påminnelser för medarbetaren enbart kommer att finnas i denna databas. Påminnelserna återställs alltså i detta fall inte om databasen skulle behöva återskapas från innehållet i huvuddatabasen.
Att ändra namn på medarbetare
- Kontrollera att medarbetarens namn inte används (i ett superfält av typen medarbetare) för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när medarbetarens namn ändrats.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Ändra medarbetarens namn i huvuddatabasen.
Nomad kommer automatiskt att byta medarbetarens namn i alla satellitdatabaser.
Att ta bort en medarbetare
- Kontrollera att medarbetarens namn inte används (i ett superfält av typen medarbetare) för att styra urvalet av företag för någon av Nomadplatserna (Nomadplatsinställning; se Arkiv | Nomad | Platser, markera Nomadplatsen, klicka Öppna, fliken Skicka information, alternativet De där…). Om så är fallet måste denna inställning ändras och dessa Nomadplatser nollställas när medarbetarens namn tagits bort.
- Kontrollera att medarbetaren som skall tas bort inte har några kvarglömda påminnelser eller står som ansvarig för projekt eller kunder.
- Se till att samtliga skapade Nomadfiler tagits emot överallt, både mot huvuddatabasen och satellitdatabaserna.
- Logga in som administratör i huvuddatabasen.
- Tag bort medarbetaren.
- Ta även bort medarbetaren ur samtliga övriga databaser innan nästa synkronisering.
Som alternativ till att helt ta bort en medarbetare kan man istället klicka på Har slutat på medarbetarkortet på förslagsvis huvudkontorets databas och låta denne ligga kvar i Lime Easy.
Bakom kulisserna
All information om respektive Nomadplats lagras i en egen underkatalog som ligger i underkatalogen NOMAD som finns i databaskatalogen. I Hjälp | Systeminformation framgår sökvägarna för de platser som finns. Filerna i dessa kataloger skall man normalt aldrig röra.
Flyttar man en databaskatalog från ett ställe till ett annat på t ex ett nätverk skall man alltså se till att även underkatalogen NOMAD följer med.
Lagringsutrymme
Varje Nomadplats upptar drygt ca 4 gånger storleken av aktuell databasfil (storleken på Kontakt.Mdb i databaskatalogen). Därför kan man ibland råka ut för utrymmesbrist på t ex en nätverksenhet då man börjar använda Nomad.
Om nätverksdatabasen t ex upptar 5 MB utrymme innebär alltså detta att om man har 6 platser som man utbyter information med så upptar dessa 120 MB extra lagringsutrymme utöver den normala nätverksdatabasen.
Tag därför bort platser som man slutat utbyta information med.
Man bör dessutom med jämna mellanrum rensa bort gamla och inaktuella arbeten och dess loggfiler som utförts mot de platser man har eftersom dessa också upptar visst lagringsutrymme.
0 Kommentarer