Följande krävs
- LIME Easy (alternativt KONTAKT eller PowerSell version 8.6a eller senare). Koppling Visma Administration är på svenska men fungerar tillsammans med alla språkversioner av LIME Easy.
- Vid installation behöver man en programnyckel för Koppling Visma Administration. Programnyckeln erhålles från Lundalogik AB.
- Visma Administration 2000, 1000 eller 500 med Visma Integration. Kopplingen är testad tillsammans med Visma Administration version 3.31 och senare versioner.
- I LIME Easy måste man ha ett superfält av typen Text som skall vara avsett för kundnummer.1. Kom igång
1. Att komma igång
Installation
Installera programmet genom installationsprogrammet SetupVA.Exe, som du laddar ner här: https://customer.lime-technologies.se/download/125/.
Kopplingen kräver en licensnyckel. Om du saknar den, kontakta i första hand din Lime Easy-administratör och i andra hand Lime-supporten på info@lime.tech eller 046-270 48 00.
Program-menyn
Om man låter kryssrutan Skapa genvägar i Program-menyn i LIME Easy vara ikryssad i installationsprogrammet skapas tre genvägar i Program-menyn i LIME Easy vid installation.
Installationsprogrammet skapar dessutom alltid en genväg under LIME Easy i Windows Start-meny.
Överför aktuellt företag till Visma Administration - Genom att markera ett företag eller person i LIME Easy och välja Program | Överför aktuellt företag till Visma Administration får man möjlighet att överföra enstaka kunders uppgifter från LIME Easy till Visma Administration. Med denna funktion kan man överföra uppgifter för både nya och befintliga kunder från LIME Easy till Visma Administrations kundregister. Läs mer om överföring i avsnittet Överföring.
Koppling Visma Administration - Genom detta menyalternativ får man möjlighet att synkronisera uppgifterna i LIME Easy med uppgifterna i Visma Administrations kundregister. Läs mer om synkronisering i avsnittet Synkronisering.
Starta Visma Administration - Genom detta menyalternativ startar du Visma Administration.
Konfigurera
Det första man ska göra efter installation är att gå igenom kopplingens olika inställningarna.
Gör så här:
- Starta LIME Easy.
- Välj Program | Koppling Visma Administration (alternativt starta kopplingen genom Windows Start-meny).
- Klicka på knappen Inställningar.
Beroende på hur man vill använda kopplingen kan denna konfigureras på flera olika sätt, exempelvis:
- Enbart för att uppdatera enstaka kunders uppgifter i Visma Administration, vid t ex fakturering.
- Enkelriktad synkronisering från Visma Administration till LIME Easy (med manuell eller automatisk konflikthantering)
- Enkelriktad synkronisering från LIME Easy till Visma Administration (med manuell eller automatisk konflikthantering)
- Dubbelriktad synkronisering (med manuell eller automatisk konflikthantering)
Läs mer om de olika inställningarna i avsnittet Inställningar.
Tips & Rekommendationer
- Välj alltid manuell konflikthantering de första gångerna du använder synkroniseringsfunktionen. Du bör även alltid använda manuell konflikthantering första gången du synkroniserar efter att ha ändrat inställningarna för fältkoppling eller synkronisering. På detta sätt undviker man att få oväntade resultat av kopplingen.
- Det rekommenderas att man alltid tar en säkerhetskopia av databaserna för både Visma Administration och LIME Easy innan man börjar använda kopplingen.
2. Inställningar
Fliken Allmänt
Under denna flik anger man bl a vilken databas för LIME Easy som kopplingen ska använda samt var kopplingens loggfil ska finnas.
Fältet Databas för LIME Easy - Här väljer du den databas för LIME Easy som du vill att kopplingen skall använda.
Fältet Sökväg till denna kopplings loggfil - Här anger du sökvägen till den loggfil som du vill att kopplingen skall använda. I loggfilen skriver kopplingen fortlöpande information om aktivitet, felmeddelanden, varningar mm.
Knappen Öppna - Öppnar loggfilen i ett anteckningsfönster.
Knappen Föreslå - Föreslår sökvägen till kopplingens loggfil.
Fliken Visma Administration
Under denna flik anger man bl a vilken databas för Visma Administration som kopplingen ska använda.
Fältet Sökväg till företag i Visma Administration - Här skall du ange sökvägen till företaget (dvs databasen) som du vill att kopplingen skall använda.
Knappen Föreslå - Föreslår sökvägen till det senast öppnade företaget i Visma Administration.
Fältet Sökväg till gemensamma filer för Visma Administration - Här skall du ange sökvägen till de gemensamma filerna för Visma Administration. I en nätverksinstallation av Visma Administration har alla användare av Visma Administration samma sökväg för gemensamma filer.
I Visma Administration hittar du aktuell sökväg i systeminformationen (menyn Hjälp | Om Visma Administration, knappen Systeminfo).
Knappen Föreslå - Föreslår sökvägen för gemensamma filer.
Kryssrutan Lägg in information i fältet ’Anm 1’ i Visma Administration då kund uppdaterats - På kundbilden i Visma Administration kan man få kopplingen att lägga in en informationstext i fältet Anm 1 under fliken 2. Fler uppgifter då kunden senast uppdaterats i Visma Administration.
Kryssa enbart i denna kryssruta om du är säker på att detta fält inte används för andra uppgifter i Visma Administration.
Fliken Fältkoppling
I denna flik kopplar man samman fält mellan Visma Administration och LIME Easy. Om du använder synkroniseringsfunktionen och ändrat fältkopplingen rekommenderas att du alltid använder manuell konflikthantering, åtminstone första gången du synkroniserar efter att ha gjort ändringarna.
Fältet Kundnummer (obligatoriskt) - Här anger du namnet på det superfält i LIME Easy under företag som innehåller kundnumret från Visma Administrations kundregister. Det är med hjälp av kundnumret som kopplingen matchar ett företag i LIME Easy med motsvarande kund i Visma Administration. Därför är detta fält obligatoriskt.
Klicka på knappen till höger om fältet för att välja ett fält från LIME Easy.
Fältet Besöksadress - Här kan du ange namnet på det superfält i LIME Easy under företag som innehåller en besöksadress. Om detta fält fylls i kommer fältet Besöksadr i Visma Administration att kopplas samman med motsvarande fält i LIME Easy. Lämna detta fält tomt om inget superfält för besöksadress finns under Företag i LIME Easy eller om du inte vill koppla samman fälten.
Klicka på knappen till höger om fältet för att välja ett fält från LIME Easy.
Fältet Organisationsnummer - Här kan du ange namnet på det superfält i LIME Easy under företag som innehåller ett organisationsnummer. Om detta fält fylls i kommer fältet Orgnr i Visma Administration att kopplas samman med motsvarande fält i LIME Easy. Lämna detta fält tomt om inget superfält för organisationsnummer finns under Företag i LIME Easy eller om du inte vill koppla samman fälten.
Klicka på knappen till höger om fältet för att välja ett fält från LIME Easy.
Fältet E-postadress - Här kan du ange namnet på det superfält i LIME Easy under person som innehåller en e-postadress. Om detta fält fylls i kommer fältet E-post i Visma Administration att kopplas samman med motsvarande fält i LIME Easy. Lämna detta fält tomt om inget superfält för e-post finns under Person i LIME Easy eller om du inte vill koppla samman fälten (t ex om du använder e-postfältet i Visma Administration enbart för företagens e-postadresser).
Vid synkronisering genom kopplingen med inställningen Uppdatera befintliga kunder ikryssad kommer fältet E-post i Visma Administration att synkroniseras mot valt e-postfält i LIME Easy på den person i LIME Easy där personens namn överensstämmer med innehållet i fältet Referens i Visma Administration. Detta innebär att om fältet Referens i Visma Administration är tomt eller ingen person finns med detta namn på företaget i LIME Easy så sker heller ingen synkronisering av e-postfältet.
Klicka på knappen till höger om fältet för att välja ett fält från LIME Easy.
Adressfältet i Easy ska kopplas till - Här anges mot vilka adress fält i Visma Administration som det fyrradiga adressfältet på företagskortet i LIME Easy ska kopplas till.
Alternativet Fakturaadressen i Administration - Detta val innebär att adressfältet i LIME Easy blir kopplat till de normala adressfälten på kundkortet i Visma Administration.
Alternativet Avvikande leveransadress - Detta val innebär att adressfältet i LIME Easy blir kopplat till adressfälten under Avvikande leveransadress på kundkortet i Visma Administration.
Alternativet Inget - Detta val innebär att adressfältet inte blir kopplat.
Fliken Synkronisering
Inställningarna under denna flik berör enbart synkroniseringsfunktionen i kopplingen. Första gången du använder synkroniseringsfunktionen bör manuell konflikthantering alltid väljas. Även om du tidigare använt synkroniseringsfunktionen och ändrat inställningarna för synkronisering rekommenderas att du alltid använder manuell konflikthantering, åtminstone första gången du synkroniserar efter att ha gjort ändringarna.
Kryssrutan Skapa nya kunder i Easy - Om denna kryssruta är ikryssad kommer samtliga kunder i Visma Administration som inte redan finns i LIME Easy att skapas i LIME Easy vid synkronisering.
Om manuell konflikthantering är vald får man bekräfta varje ny kund via en dialogruta.
Kryssrutan Skapa nya kunder i Administration - Om denna kryssruta är ikryssad kommer samtliga företag med kundnummer i LIME Easy men som inte finns i Visma Administration att skapas i Visma Administration vid synkronisering.
Om manuell konflikthantering är vald får man bekräfta varje ny kund via en dialogruta.
Kryssrutan Uppdatera befintliga kunder - Om denna kryssruta är ikryssad jämförs befintliga kunder (som har samma kundnummer) i LIME Easy och Visma Administration vid synkronisering.
Om manuell konflikthantering är vald får man bekräfta skillnaderna via en dialogruta.
Kryssrutan Skapa nya personer i Easy - Om denna kryssruta är ikryssad skapas personer i LIME Easy om dessa inte finns sedan tidigare.
Denna inställning gäller enbart då man valt att befintliga kunder ska uppdateras. Inställningen gäller dessutom enbart då Visma Administration är styrande (antingen vid manuell eller vid automatisk konflikthantering).
En sidoeffekt kan uppstå då man döpt om eller tagit bort en kontaktperson i enbart LIME Easy, då skapas alltså personen på nytt.
Konflikthantering - Då man väljer att synkronisera LIME Easy och Visma Administration matchas innehållet i de båda registren. Om någon uppgift skiljer sig åt uppstår det en konflikt. Beroende på vilken konflikthantering man valt uppdateras uppgifterna i något av systemen så att uppgifterna blir lika. Följande val för konflikthantering finns:
Alternativet Manuell - Via en dialogruta får man välja att antingen ignorera skillnaderna, låta uppgifterna i LIME Easy vara styrande eller låta uppgifterna i Visma Administration vara styrande.
De uppgifter som skiljer sig åt markeras med färg, där grön indikerar att posten är ändrad senare och röd att posten är ändrad tidigare än i det andra registret.
Alternativet Automatisk, LIME Easy styrande - Då någon uppgift skiljer sig åt kopieras uppgifterna alltid från LIME Easy till Visma Administration.
Alternativet Automatisk, Administration styrande - Då någon uppgift skiljer sig åt kopieras uppgifterna alltid från Visma Administration till LIME Easy.
Alternativet Automatisk, senast ändrad - Då någon uppgift skiljer sig åt kopieras alltid uppgifterna från den senast ändrade posten till det andra registret.
Observera att om man arbetar med de båda registren i ett nätverk så måste man se till att de olika arbetsstationernas klockor är synkroniserade med varandra när man använder denna konflikthantering. Detta beror på att tidsstämplarna i databaserna sätts efter arbetsstationernas egna klockor.
Fliken Flik i LIME Easy
Inställningarna under denna flik berör hur fliken på företagskorten i LIME Easy ska fungera.
Visa flik för Visma Administration på företag i LIME Easy med namnet - Om denna kryssruta är ikryssad visas en flik på företagskorten i LIME Easy med information från aktuell kund i Visma Administration. Flikens namn anger du själv i inmatningsfältet.
Knappen Föreslå - Fyller automatiskt i det namn man angett på företaget (dvs databasen) i Visma Administration.
Kryssrutan Uppdatera information i fliken automatiskt när kortet öppnas- Om denna kryssruta är ikryssad uppdateras flikens innehåll i LIME Easy när företagskortet öppnas.
Om man upplever att det tar lång tid varje gång ett företag öppnas kan det bero på att informationen i fliken uppdateras automatiskt. Det rekommenderas då att man kryssar av denna kryssruta. Då uppdateras informationen först när man aktiverar fliken. I detta fall aktiveras alltid den första fliken på företagskortet (dvs Personer) när man öppnar ett företagskort om man senast lämnade företagskortet med fliken för Visma Administration aktiv. Om det aktuella företaget har ett kundnummer visas då en inaktiv symbol för Visma Administration på fliken för att indikera att informationen på fliken inte är uppdaterad. Om företaget saknar kundnummer visas ingen symbol på fliken utan enbart flikens namn visas.
Kryssrutan Beräkna prognos för kunders omsättning - Om denna kryssruta är ikryssad visas information i fliken om en prognos av den aktuella kundens omsättning, baserat på hur stor omsättningen är just nu samt hur långt det är kvar av bokföringsåret.
Om försäljningen till olika kunder varierar väldigt mycket under bokföringsåret blir inte prognosen speciellt korrekt varför det då rekommenderas att man kryssar ur denna kryssruta.
Fälten under Bokföringsårets start i Visma Administration - Eftersom kopplingen inte har någon möjlighet att själv få reda på när bokföringsåret börjar måste dessa uppgifter specificeras ifall man vill använda prognosfunktionen.
Kryssrutan Använd generellt målvärde för kunders omsättning - Om denna kryssruta är ikryssad visas en trendsymbol på fliken som indikerar hur väl prognosen för kundens omsättning förhåller sig till det generella målvärdet som man anger i inmatningsfältet. Dessutom visas en linje med målvärdet i omsättningsgrafen på fliken.
Kryssrutan Använd följande säljare som referens - Om denna kryssruta är ikryssad används angiven säljare som referens för nya offerter, order, fakturor och kontantnotor som skapas från LIME Easy. För att kunna använda denna funktion krävs Visma Administration 1000 eller 2000. Om ingen säljare är vald kommer respektive kunds säljare från Visma Administration att användas som referens. Om ingen säljare är angiven på kunden så används den referens man angett i företagsinställningarna under Order/Faktura i Visma Administration. Välj säljare genom att klicka på knappen till höger om fältet.
I alternativlistan ovan visas de personnamn från Visma Administration som är kategoriserade som Säljare, (välj menyn Arkiv | Företagsunderhåll | Företagsinställningar i Visma Administration och klicka sedan på Företag | Referens/Attest).
Att låsa inställningarna
Om man vill att en användare av kopplingen inte ska kunna ändra inställningarna kan man lägga in följande i inställningsfilen för LIME Easy (KONTAKT8.INI i Windows-katalogen):
[SPCS]
Settings=0
Observera att avsnittet [SPCS] enbart får förekomma en gång i inställningsfilen. Om man låst inställningarna för en användare visas inte knappen Inställningar.
Programmet har dock stöd för att vid start enbart visa inställningsdialogen. Detta är möjligt genom att starta programmet med växeln /S (för Settings). Detta är praktiskt då man tillfälligt vill kontrollera eller ändra inställningarna på en dator där man redan låst inställningarna.
3. Fliken Visma Administration
Om man i inställningarna för kopplingen kryssat i att visa fliken för Visma Administration i LIME Easy visas en extra flik med information om aktuell kund från Visma Administration på företagskortet i LIME Easy.
Flikens symbol
En av följande symboler visas på fliken:
|
Symbol |
Symbolens utseende |
Beskrivning |
|
|
Ingen symbol |
Indikerar att det saknas kundnummer för det aktuella företaget. |
 |
Inaktiv symbol för Visma Administration. |
Flikens innehåll är ännu inte uppdaterat men ett kundnummer finns för det aktuella företaget. Om man i inställningarna valt att inte uppdatera flikens innehåll automatiskt visas denna symbol tills man själv klickar på fliken. |
 |
Symbolen för Visma Administration |
Flikens innehåll är uppdaterat och information från det aktuella företaget har hämtats från Visma Information. |
 |
Rödkryssad symbol för Visma Administration |
Indikerar att det kundnummer som är angett på företagskortet inte återfinns i Visma Administration. Denna symbol visas också om kommunikationen med Visma Administration inte fungerar. |
 |
Varningssymbol |
Någonting rörande informationen från Visma Administration har signalerat en varning. Klicka på fliken varpå en eller flera mindre varningssymboler visas i anslutning till informationen på fliken. Genom att hålla musmarkören stilla över en sådan varningssymbol visas mer information kring varningen. |
 |
Grön uppåtpil |
Om man i inställningarna för kopplingen valt att använda generellt målvärde för kunders omsättning visas en trendpil när flikens innehåll uppdaterats istället för symbolen för Visma Administration (se ovan). Om föregående års omsättning saknas blir pilens riktning alltid horisontell. En grön uppåtgående pil indikerar att prognosen för omsättningen ser ut att dels överstig målvärdet och dels hamna över föregående års omsättning (mer än 20%). |
 |
Grön horisontell pil |
Prognosen ser ut att överstiga målvärdet och hamna kring föregående års omsättning (+/- 20%). |
 |
Grön nedåtpil |
Prognosen ser ut att överstiga målvärdet men hamna under föregående års omsättning (mindre än 20%). |
 |
Gul uppåtpil |
Prognosen ser ut att hamna kring målvärdet (+/- 20%) men hamna över föregående års omsättning (mer än 20%). |
 |
Gul horisontell pil |
Prognosen ser ut att hamna kring målvärdet (+/- 20%) och även hamna kring föregående års omsättning (+/- 20%). |
 |
Gul nedåtpil |
Prognosen ser ut att hamna kring målvärdet (+/- 20%) men hamna under föregående års omsättning (mindre än 20%). |
 |
Röd uppåtpil |
Prognosen ser ut att hamna under målvärdet (mindre än 20%) men hamna över föregående års omsättning (mer än 20%). |
 |
Röd horisontell pil |
Prognosen ser ut att hamna under målvärdet (mindre än 20%) men hamna kring föregående års omsättning (+/- 20%). |
 |
Röd nedåtpil |
Prognosen ser ut att hamna under målvärdet (mindre än 20%) och hamna under föregående års omsättning (mindre än 20%). |
Knappen Överför
Med denna funktion överförs aktuell kundinformation till motsvarande kund i Visma Administration. Funktionen kan också användas för att skapa en helt ny kund i Visma Administration från ett företag som ännu inte är kund (dvs saknar kundnummer i LIME Easy).
Ett annat sätt att överföra informationen är att i huvudlistan i Startbilden för LIME Easy markera ett företag och välja menyn Program | Överför aktuellt företag till Visma Administration.
Se vidare kapitlet Överföring för mer information om att överföra kundinformation.
Att dölja knappen Överför - Om man vill att en användare av kopplingen inte ska kunna överföra information kan man lägga in följande i inställningsfilen för LIME Easy (KONTAKT8.INI i Windows-katalogen):
[SPCS]
Transfer=0
Knappen Skapa
En undermeny visas där man väljer om man vill skapa en offert, order, faktura eller kontantnota.
Funktionen för att skapa fakturor och kontantnotor från LIME Easy fungerar tillsammans med alla versioner av Visma Administration, dvs 500/1000/2000. Funktionen för att skapa ordrar kräver Visma Administration 1000/2000. Funktionen för att skapa offerter kräver Visma Administration 2000.
Att skapa offert, order, faktura eller kontantnota - Oavsett om man väljer att skapa offert, order, faktura eller kontantnota visas ett fönster där man kan hämta artiklar från artikelregistret som man lägger till i listrutan.
Man kan mata in början av ett artikelnummer och trycka ENTER (eller på knappen till höger om fältet) för att visa en lista med de artiklar som matchar för att där kunna välja den artikel man vill hämta. På motsvarande sätt kan man söka efter en artikels beskrivning. Genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt när man söker efter ett artikelnummer hämtas första artikeln som matchar. Att trycka ENTER i inmatningsfältet Rabatt är samma sak som att med musen klicka på knappen Lägg till.
Knappen Ta bort används för att flytta markerad artikelrad från listan till inmatningsfälten upptill så att man därefter kan redigera uppgifterna och, om man vill, kunna lägga till artikelraden på nytt.
När man har lagt till de artikelrader man vill, klickar man på knappen Skapa. Då får man möjlighet att välja eller skriva in ett namn som referensperson hos kunden. När man klickar på OK så skapas motsvarande objektet i Visma Administration.
Slutligen visas information om offerten, ordern, fakturan eller kontantnotan som skapats.
Om man i inställningarna för LIME Easy, fliken Historik, valt att kryssa i kryssrutan för att logga historik när dokument skapas så visas även fönstret för att automatiskt lägga till historik.
Att dölja knappen Skapa - Om man vill att en användare av kopplingen inte ska kunna använda denna funktion kan man lägga in följande i inställningsfilen för LIME Easy (KONTAKT8.INI i Windows-katalogen):
[SPCS]
Create=0
Knappen Visa
En undermeny visas där man väljer om man vill visa offerter, ordrar, fakturor, statistik eller sålda produkter.
Funktionen för att visa fakturor, statistik och sålda produkter fungerar tillsammans med alla versioner av Visma Administration, dvs 500/1000/2000. Funktionen för att visa ordrar kräver Visma Administration 1000/2000. Funktionen för att visa offerter kräver Visma Administration 2000.
Att visa offerter, ordrar eller fakturor - En listruta visas med information från Visma Administration för aktuell kund.
Att visa statistik - En graf visas med omsättningen månadsvis 2 kalenderår tillbaka i tiden.
Att visa sålda produkter - En listruta visas med information om de artiklar som aktuell kund har köpt.
Att dölja knappen Visa - Om man vill att en användare av kopplingen inte ska kunna använda denna funktion kan man lägga in följande i inställningsfilen för LIME Easy (KONTAKT8.INI i Windows-katalogen):
[SPCS]
Show=0
Knappen Inställningar
Genom denna knapp visas den flik i inställningarna i Koppling Visma Administration som berör fliken för Visma Administration i LIME Easy.
Att dölja knappen Inställningar - Om man vill att en användare av kopplingen inte ska kunna använda denna funktion kan man lägga in följande i inställningsfilen för LIME Easy (KONTAKT8.INI i Windows-katalogen):
[SPCS]
Settings=0
För mer information om denna funktion, se kapitlet Inställlningar, avsnittet Att låsa inställningarna.
Knappen Information
Här visas information om kopplingens inställningar.
Knappen Uppdatera
Genom att trycka på denna knapp uppdateras innehållet i fliken med senaste informationen från Visma Administration.
4 Överföring
För att överföra en kunds information från LIME Easy till Visma Administration gör följande:
- Starta LIME Easy
- Markera kunden i företagsfliken, alternativt en person i personfliken, i LIME Easy
- Välj Program | Överför aktuellt företag till Visma Administration
Ett annat sätt att överföra informationen är att öppna företagskortet och i fliken för Visma Administration klicka på knappen Överföra.
Överföra en ny kund
Då man överför uppgifter för ett företag som saknar kundnummer i LIME Easy visas följande fönster:
I alternativlistan Kontaktperson kan man välja bland befintliga kontaktpersoner i LIME Easy. Den kontaktperson man väljer kommer att överföras till fältet Referens i Visma Administration. Om man skriver in ett helt nytt namn kommer detta namn även att läggas in under företaget i LIME Easy.
Om man vill tvinga in ett speciellt kundnummer för den nya kunden kan man ange detta kundnummer i fältet Kundnummer. Lämna fältet Kundnummer tomt om ett nytt kundnummer skall genereras automatiskt av Visma Administration.
När man klickar OK får man bekräfta att en ny kund kommer att skapas i Visma Administration.
När man klickar Ja överförs uppgifterna till Visma Administration samtidigt som den nya kundens kundnummer i Visma Administration läggs in i kundnummerfältet i LIME Easy. Slutligen visas en informationsruta att överföringen har lyckats.
Överföra en befintlig kund
Då man överför uppgifter för en kund som redan finns i både LIME Easy och Visma Administration visas följande fönster:
Välj den kontaktperson som du vill ha som referens på kunden i Visma Administration. Om man skriver in ett helt nytt namn kommer detta namn även att läggas in under företaget i LIME Easy.
När man klickar OK överförs uppgifterna och en informationsruta visar att överföringen har lyckats
5 Synkronisering
Att synkronisera innebär att samtliga kunder i Visma Administrations kundregister jämförs med de företag i LIME Easy som har kundnummer.
Om ett företag enbart finns i ett av registren kan företaget läggas upp i det andra. Om någon uppgift på ett befintligt företag skiljer sig åt mellan de båda registren kan dessa uppgifter uppdateras åt ena eller andra hållet.
Om ett företag i Visma Administration är markerat som inaktivt (kryssrutan Inaktiv till höger om kundnumret på kundbilden i Visma Administration) kommer företaget dock inte att skapas i LIME Easy om det inte redan finns där.
I inställningarna, fliken Synkronisera ställer man hur kopplingen skall genomföra synkroniseringen. I avsnittet Tidsstyrd synkronisering visas hur man kan konfigurera kopplingen att genomföra helt automatiskt schemalagda synkroniseringar, t ex varje natt.
Att genomföra en synkronisering
För att synkronisera uppgifterna mellan LIME Easy och Visma Administration gör följande:
- Starta LIME Easy.
- Välj Program | Koppling Visma Administration (alternativt starta kopplingen genom Windows Start-meny).
- Klicka på knappen Synkronisera.
När synkroniseringen slutförts visas en informationsruta på skärmen.
Under tiden synkroniseringen pågår visas resultatet fortlöpande i huvudfönstret. I loggfilen kan man även se mer detaljerad information.
Första gången man synkroniserar efter att ha ändrat inställningarna för fältkoppling eller synkronisering bör man alltid välja manuell konflikthantering.
Manuell konflikthantering
Då uppgifterna skiljer sig åt mellan LIME Easy och Visma Administration för en befintlig kund uppstår det en konflikt. Om man valt manuell konflikthantering i inställningarna visas dialogen för denna.
Om någon uppgift skiljer sig åt mellan de båda registren visas detta i färg och med fetstil. Grön färg betyder att företaget har ändrats senare än det andra registret. Röd färg betyder att företaget har ändrats tidigare. Detta innebär att om man vill att den senast uppdaterade informationen ska gälla så kan man trycka på Kopiera-knappen på den gröna sidan.
Om ett fält i den vänstra delen (för LIME Easy) är gråmarkerat betyder det att det inte finns någon koppling i inställningarna för detta fält.
Knappen Kopiera till Administration - Då man klickar på denna knapp kopieras uppgifterna från LIME Easy till Visma Administration. Detta är samma sak som att låta LIME Easy vara styrande.
Knappen Avbryt - Avbryter synkroniseringen.
Knappen Ignorera - Synkroniseringen fortsätter utan att någon uppdatering görs för det aktuella företaget.
Knappen Kopiera till Easy - Då man klickar på denna knapp kopieras uppgifterna från Visma Administration till LIME Easy. Detta är samma sak som att låta Visma Administration vara styrande.
6 Tidsstyrd synkronisering
Kopplingen har stöd för automatisk tidsstyrd synkronisering. Detta är möjligt genom att man kan starta programmet med växeln /R (för Run once). När man startar programmet med denna växel aktiveras en synkronisering varefter programmet avslutar. Man kan inte använda manuell konflikthantering tillsammans med denna växel.
Innan du första gången använder tidsstyrd synkronisering bör först en vanlig synkronisering genomföras med manuell konflikthantering.
Genom att t ex skapa ett schema med Windows Schemaläggare (Windows Kontrollpanel | Administrationsverktyg | Schemaläggaren) kan man konfigurera att synkroniseringar görs helt automatiskt med regelbundna intervall även då ingen är inloggad på datorn.
För att ställa in automatisk tidsstyrd synkronisering med Windows Schemaläggare gör följande:
- Starta Windows Schemaläggare genom att gå in i Windows Kontrollpanel, Administrationsverktyg och där öppna Schemaläggaren. Så här ser den ut:
2. Välj Skapa aktivitet i den högra panelen.
- Nu får vi upp dialogen för att skapa och konfigurera vår schemaläggning. Namnge den schemalagda aktiviteten samt skriv in en beskrivning. Klicka därefter i att aktiviteten skall köras oavsett om användaren är inloggad eller inte.
- Byt flik till Utlösare i dialogen och tryck på Ny.
- Följande dialog dyker då upp och här skall man ange hur ofta man vill att synkroniseringen skall utföras. Fyll i uppgifterna och klicka därefter på OK.
- Nu är vi tillbaka till fönstret Skapa aktivitet. Vi väljer nu fliken Åtgärder och anger vilket program vi ska starta genom att trycka på Ny. Klicka på knappen Bläddra och leta upp filen exe som finns i den katalog där du valde att installera kopplingen (som standard C:\Program\Lundalogik\Koppling Visma Administration). I fältet Lägg till argument skriver vi in /R. Detta argument står för Run once och gör att synkroniseringen genomförs en gång utan dialog med någon användare.
Fyll därefter i fältet Starta i, här ska du ange sökvägen till platsen där exe-filen ligger (kopiera förslagsvis sökvägen från fältet Program eller skript, ta bort citattecknen och \SPCSTransfer.exe). Tryck därefter på OK.
7. Vi kommer tillbaka till dialogen Skapa aktivitet.
Om nödvändigt ta en titt även på flikarna Villkor och Inställningar för övrig konfiguration av schemaläggningen (vi behöver sällan röra dessa). Klicka sedan OK.
- Nu får man upp en ruta för att ange användare och lösenord för den schemalagda aktiviteten. Detta behövs eftersom synkroniseringen skall kunna köras även då ingen användare är inloggad på datorn. Fyll i uppgifterna och klicka OK.
Tjoho, bra jobbat! Synkroniseringen är nu schemalagd att automatiskt köras med önskade tidsintervall angivna i schemaläggningen. Kontrollera regelbundet loggfilen för att avgöra att synkroniseringarna utförts korrekt.
7 Tyst installation
Installationsprogrammet för kopplingen, SetupVA.Exe, stöder tyst installation enligt samma princip som för LIME Easy 9.0 och tidigare versioner. Enbart följande inställningar i inställningsfilen stöds för kopplingen:
- CDKEY
- SETTINGSFILE
- APPMENU
Kopplingens inställningar lagras under avsnittet [SPCS] i KONTAKT8.INI vilket man kan utnyttja med SETTINGSFILE.
Inställningsfilen
Nedan beskrivs kort de olika inställningarna för inställningsfilen vid Tyst installation.
För mer information om tyst installation och hur man använder de olika inställningarna hänvisas till dokumentationen för LIME Easy 9.0 och tidigare versioner.
Kontakta gärna Lundalogik AB om du behöver hjälp med att ta fram ett tyst installationspaket för kopplingen.
CDKEY - Anger programnyckeln för Koppling Visma Administration som behövs för att kunna installera kopplingen.
CDKEY=1C001640825-12345678901
SETTINGSFILE - Formatet på denna inställning är <extern-INI-fil>#<mall-INI-fil>
Man anger en extern INI-fil vars inställningar skall infogas från en mall. Mall-INI-filen skall vara placerad i katalogen där installationen körs från, exempel:
SETTINGSFILE=KONTAKT8.INI#VISMA.INI
I denna mall-INI-fil kan man ange kopplingens inställningar precis så som de ser ut i KONTAKT8.INI när man ställt in dessa i kopplingens inställningsdialog.
När det gäller sökvägen till databasen för LIME Easy finns möjlighet att ange DatabasePath istället för DatabaseLocation som annars används av kopplingen, exempel:
[SPCS]
DATABASEPATH=F:\Easy\DATABAS
Sökvägen måste då vara angiven på samma sätt som den står inmatad i LIME Easy Databashanterare. När kopplingen startas kommer den automatiskt att byta ut DatabasePath mot den DatabaseLocation som matchar databassökvägen. Alternativet till att använda denna inställning är att man i mall-INI-filen istället anger DatabaseLocation, men då kan man inte vara säker på att rätt databas för LIME Easy kommer att väljas om flera databaser finns i LIME Easy Databashanterare.
APPMENU - Denna inställning kan man använda om man inte vill att genvägar för kopplingen ska skapas i Program-menyn i LIME Easy, vilken annars är standard, exempel:
APPMENU=
8 Saker att tänka på
Om fliken i LIME Easy är långsam
Om man använder Visma Administration i nätverk bör man ha både en snabb och stabil nätverksförbindelse mellan datorn man kör LIME Easy på och nätverksservern där databasen för Visma Administration finns.
Om det går långsamt att öppna företagskorten i LIME Easy p.g.a. att fliken för Visma Administration är långsam kan man kryssa ur kryssrutan Uppdatera informationen i fliken automatiskt när kortet öppnas (se kapitlet Inställningar, avsnittet Fliken Flik i LIME Easy).
Postnummer
Postnumret formateras alltid med mellanslag (3 + 2 tecken) då en ny kund skapas i Visma Administration även om postnumret i LIME Easy saknar mellanslag. Detta beror på att Visma Administration alltid formaterar om ett postnummer då en ny kund skapas. Samma beteende får man om man manuellt skapar en ny kund i Visma Administration och där anger postnumret i en följd utan mellanslag.
Dubbletter på kundnummer
Det går inte att synkronisera om det förekommer dubbletter på fältet för kundnummer i LIME Easy. Man får då följande felmeddelande då man klickar på knappen Synkronisera:
Nytt automatiskt kundnummer i Visma Administration
Om man vill att kopplingen automatiskt ska skapa kundnummer för nya kunder i Visma Administration, då man överför en ny kund, måste man ha angett nästa automatiska kundnummer som en inställning i Visma Administration:
- Öppna företaget i Visma Administration.
- Välj Arkiv | Företagsunderhåll | Företagsinställningar.
- Klicka på Företag | Nummerserier.
- Mata in nästa automatiska kundnummer i fältet Kundnummer.
Ogiltigt organisationsnummer
Då kontrollsiffran i ett organisationsnummer är ogiltigt i LIME Easy så överförs ändå organisationsnumret till Visma Administration. Samtidigt skrivs en varning angående detta i kopplingens loggfil.
Om en tidigare version än 5.0 av Visma Administration används kan ingen uppdatering ske av detta fält i Visma Administration. Ett varningsmeddelande angående detta visas i detta fall.
Efter ändring av inställningarna
Då man ändrat någonting i inställningarna (t ex fältkopplingar eller inställningarna för synkroniseringsfunktionen) kan detta framförallt påverka hur synkroniseringsfunktionen arbetar. För att inte få oväntade resultat bör man alltid använda manuell konflikthantering första gången man synkroniserar efter att man ändrat inställningarna.
För att inte användare av misstag skall komma åt och kunna ändra inställningarna kan man låsa dessa. Läs mer i avsnittet Att låsa inställningarna i kapitlet Inställningar.
0 Kommentarer